Für Agenturen im Gesundheitswesen und Locum-Agenturen

Dieselben Angaben, für jede Buchung neu getippt

Agenturen, die den NHS und andere Gesundheitsanbieter beliefern, schicken mit jeder Arbeitskraft ein Formular: ein Bewerbungsformular, eine Einsatz- oder Platzierungs-Checkliste oder ein Kandidatenprofil im Layout des Kunden. Sie fragen jedes Mal dasselbe ab, etwa Registrierung, Prüfungen, Schulungen, beruflichen Werdegang und Referenzen.

All das steht bereits im CV und in der Compliance-Akte. Die Arbeit besteht darin, es Buchung für Buchung in das Formular des nächsten Kunden abzutippen und darauf zu achten, dass nichts fehlt.

So funktioniert es

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   Das Formular einmal laden

   Laden Sie das Formular hoch, das Ihr Kunde oder Rahmenvertrag ausgibt, in Word oder Excel, oder starten Sie mit einer der Formatix-Vorlagen unten. Formatix baut eine Vorlage, die das Layout beibehält, und Sie prüfen ein ausgefülltes Muster.

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   Die Dokumente einspielen

   Den CV, dazu Registrierungs- und Compliance-Unterlagen und Ihre Notizen. Laden Sie sie hoch, schicken Sie sie per E-Mail an [email protected], lassen Sie neue CVs aus JobAdder, Salesforce oder HubSpot einlaufen, oder arbeiten Sie direkt in ChatGPT oder Claude.

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   Prüfen, ergänzen und versenden

   Das ausgefüllte Formular öffnet sich neben den Quellen. Ergänzen Sie die leeren Felder, etwa Unterschriften und Erklärungen, und laden Sie es in Word oder PDF herunter.

Formatix übernimmt, was Ihre Dokumente enthalten. Es prüft weder Registrierungen noch DBS oder Arbeitserlaubnis, und es füllt nie eine Erklärung im Namen einer Person aus.

Formulare und Dokumente (auf Englisch)

Was jedes Dokument ist, was Formatix aus dem CV und Ihren Unterlagen ausfüllt und was leer bleibt, damit Sie es ergänzen.

• WordLocum doctor application formA locum doctor application form sets out a doctor's registration, qualifications, posts and procedural experience in the detail a trust asks for before a locum placement.
• WordNHS clinical agency assignment checklistThe temporary worker assignment checklist is the form a supplier completes for every booking with an NHS trust under the RM6281 Clinical and Healthcare Staffing framework.
• WordNHS non-clinical agency assignment checklistThe non-clinical temporary worker assignment checklist is the form a supplier completes for every booking of an administrative, corporate, IT, legal, scientific or estates worker under the RM6277 framework.
• WordAgency worker placement checklistAn agency worker placement checklist confirms the booking, pay, documents, registration, DBS, occupational health, training and references for each worker an agency places with an NHS trust.
• WordLocum CV compliance reviewA locum CV compliance review checks a locum doctor's CV against what trusts require in the CV before the agency submits it.
• WordEnd-of-assignment reportAn end of assignment assessment report records the Buyer's view of a temporary worker when an assignment ends, for the supplier's file and the worker.
• WordNurse and allied health candidate profileA nurse and allied health candidate profile puts a nurse, midwife, allied health professional or healthcare scientist forward for a trust placement with the placement checks first.
• WordCare worker profileA care worker profile is the one page a care agency sends to care homes, home care and social care clients with a booking.

Vorlagen für den Start

Jede wird in Ihrem Branding nachgebaut. Oder Sie laden Ihr eigenes Format hoch, oder das, das Ihr Kunde Ihnen schickt, und Formatix baut daraus die Vorlage.

• WordLocum doctor application formThe detailed application form a locum agency completes for a doctor before submitting them to an NHS trust: GMC number and qualifications, full employment history with gaps explained, each post in detail (months per department, hospital information, departments worked, daily duties, procedures per week), career totals per procedure, the self-declaration procedures checklist, the consolidated summary of experience and a list of what is still needed. Ticks and numbers only as stated. Not an official form.
• WordNHS clinical agency assignment checklistThe temporary worker assignment checklist a supplier completes for every booking with an NHS trust under the RM6281 Clinical and Healthcare Staffing framework: the Buyer's IR35 status determination, contractual and booking details, the worker, registration and qualifications, mandatory training, charge rate and supplier fee, PAYE route, conflicts, validated documents, enhanced DBS, occupational health, the supplier declaration and what is still needed. Ticks only as the documents confirm. Structure based on the RM6281 assignment checklist (Open Government Licence v3.0). Not an official form.
• WordNHS non-clinical agency assignment checklistThe temporary worker assignment checklist a supplier completes for every booking of an administrative, corporate, IT, legal, scientific or estates worker under the RM6277 Non-Clinical Staffing framework: the Buyer's IR35 status determination, contractual and booking details, the worker, charge rate and supplier fee, PAYE route, conflicts, validated documents, DBS, occupational health, the supplier declaration and what is still needed. Ticks only as the documents confirm. Structure based on the RM6277 assignment checklist (Open Government Licence v3.0). Not an official form.
• WordAgency worker placement checklistThe checklist an agency completes for each placement it puts to an NHS trust, in three variants by staff group (medical locum, AHP / healthcare science, nursing) that switch the registration and training rows: booking, grade or band, dates, hours and on-call, pay and agency fee only as stated, CV, photo, ID and right to work, registration and last check, DBS, occupational health, life support and appraisal or mandatory training, English, two references, a still-needed list and a blank supplier sign-off. Ticks only as stated. Not an official form.
• WordLocum CV compliance reviewA one-to-two-page review of a locum doctor's CV against what trusts require before a doctor is deemed suitable: full name, availability, clinical and specialty experience, gaps explained, GMC registration type, number, currency and restrictions, DBS, two recent references and hepatitis B evidence, each marked Present / Missing / Unclear from the CV with the evidence quoted or what is missing. Ready to submit is ticked only when every requirement is Present; a still-needed list follows. Not an official form.
• WordEnd-of-assignment reportThe end of assignment assessment report a Buyer completes on a temporary worker, for suppliers on the RM6281 clinical and RM6277 non-clinical staffing frameworks: report details, overall performance, whether the Buyer would engage the worker again, comments and training needs, the reporting officer, the worker's statement and the detailed assessment of fourteen criteria, plus what is still needed from the Buyer. Ratings only as the Buyer gave them. Structure based on the RM6281 and RM6277 end of assignment reports (Open Government Licence v3.0). Not an official form.
• WordNurse and allied health candidate profileA placement-ready profile an agency sends to an NHS trust for a nurse, midwife or allied health professional, built around what the trust checks at placement: the professional register and PIN in a boxed register summary with the last check and revalidation date, then a checks table (enhanced DBS and the update service, occupational health, right to work, English) with result, date and reference, then clinical areas and skills, life support and mandatory training with completion and expiry dates, the employment history by trust, ward and band with every gap shown, education, references and what is still needed. Only as stated; not an official form.
• WordCare worker profileA one-page profile of a care worker or healthcare assistant for care homes, home care and social care bookings: the questions a manager asks answered first in plain words (availability, shifts, DBS with workforce and update service, driving, Care Certificate and NVQ / QCF / diploma level), care settings, experience, languages, mandatory training with dates and up to three recent roles. Exactly one page per worker; nothing beyond the CV and notes.
• WordLebenslauf für Pflege und GesundheitswesenEin Lebenslauf der Vermittlung für Pflegekräfte, Gesundheitsfachberufe und Ärzte: eine Karte zur Registrierung (Register, PIN oder Nummer, Revalidierung, DBS, nur wie angegeben), klinische Bereiche, Pflichtschulungen mit Daten, Ausbildung und Sprachen neben dem Profil, klinische Kenntnisse, Beschäftigung nach Trust und Station sowie Rotationen oder Einsätze.
• WordKandidatenvorstellung für KundenEin Begleitdokument, das einen Kandidaten beim Kunden vorstellt: warum er zum Anforderungsprofil passt, Kernfakten, Konditionen und nächste Schritte.

Häufige Fragen

Sind das die offiziellen NHS- oder Rahmenvertragsformulare?

Nein. Es sind Formatix-Vorlagen für Lieferanten, die dem Aufbau der Formulare folgen, die Agenturen ausfüllen müssen. Es sind keine offiziellen Formulare, und sie tragen kein NHS- oder Regierungslogo. Wenn Ihr Kunde ein eigenes Formular ausgibt, laden Sie es hoch, und Formatix baut die Vorlage daraus.

Prüft Formatix Registrierungen, DBS oder Arbeitserlaubnis?

Nein. Es übernimmt, was Ihre Dokumente enthalten, in das Formular und lässt alles leer, was darin nicht steht. Prüfungen und Erklärungen bleiben bei Ihrem Compliance-Team.

Wo werden die Dokumente gespeichert?

Formatix wird in Großbritannien bei AWS London gehostet. Team-Inhaber können festlegen, dass Datensätze nach 30, 60, 90 oder 365 Tagen automatisch gelöscht werden, Datensätze lassen sich jederzeit löschen, und Dokumente werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.

Funktioniert es mit unserem ATS?

JobAdder, Salesforce, HubSpot und Ezekia haben native Connectoren in jedem Tarif, auch im kostenlosen Test. Jedes andere ATS oder CRM funktioniert per E-Mail: Schicken Sie den CV an [email protected], und das ausgefüllte Dokument kommt als Antwort zurück.

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