Datenschutzerklärung

Einleitung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Formatix AI Limited („Formatix“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten erhebt, verwendet, speichert und weitergibt, wenn Sie formatix.ai besuchen, ein Konto auf der Formatix-Plattform unter platform.formatix.ai anlegen, unsere API, unseren MCP-Server, unsere Browsererweiterung oder unseren E-Mail-Formatierungsdienst nutzen oder uns kontaktieren.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der britischen Datenschutz-Grundverordnung (UK GDPR) und dem Data Protection Act 2018. Soweit wir unsere Dienste Kunden in der Europäischen Union anbieten, wenden wir zusätzlich die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an.

Formatix AI Limited ist beim britischen Information Commissioner's Office (ICO) als Verantwortlicher unter der Registrierungsnummer ZC184545 registriert. Im ICO-Register sind wir als „Formatix Ai Ltd“ eingetragen; dies ist dasselbe Unternehmen wie Formatix AI Limited, Unternehmensnummer 15626717, eingetragen in England und Wales.

1. Unsere Rolle: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Wenn wir Verantwortlicher sind. Wir entscheiden, wie und warum personenbezogene Daten für unsere eigenen Konten, die Abrechnung, unsere Website, unser Marketing und unseren Kundensupport verwendet werden. Dies betrifft Informationen über die Nutzer unserer Kunden (zum Beispiel Name und E-Mail-Adresse eines Recruiters, der sich registriert), Besucher unserer Website und Personen, die uns kontaktieren.

Wenn wir Auftragsverarbeiter sind. Personalvermittlungen, Executive-Search-Firmen und andere Geschäftskunden laden Lebensläufe, Kandidatenprofile, Assessment-Ergebnisse und ähnliche Dokumente hoch, damit Formatix daraus formatierte Dokumente erstellt. Für diese Inhalte ist der Kunde der Verantwortliche; wir verarbeiten sie ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, um den von ihm angeforderten Dienst zu erbringen.

Wenn Sie ein Kandidat sind, dessen Lebenslauf mit Formatix formatiert wurde, wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte bitte an das Personalberatungsunternehmen, das Ihre Daten hält. Wir unterstützen dieses Unternehmen bei der Beantwortung Ihrer Anfrage. Wenn Sie sich direkt an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage an den betreffenden Kunden weiter, sofern wir ihn identifizieren können.

Unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) ist unter formatix.ai/dpa veröffentlicht. Er gilt für Geschäftskunden automatisch als Teil unserer Bedingungen, ohne Unterschrift; eine gegengezeichnete Fassung erhalten Sie unter [email protected].

2. Ansprechpartner für Datenschutz

Unser Datenschutzbeauftragter (DSB) überwacht den Umgang mit personenbezogenen Daten und beantwortet Fragen zu dieser Erklärung.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, einschließlich Anfragen zur Ausübung Ihrer gesetzlichen Rechte, wenden Sie sich bitte an unseren DSB, Dominic Gonsalves, unter [email protected].

3. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nachdem, wie Sie Formatix nutzen, verarbeiten wir folgende Arten personenbezogener Daten:

• Kontodaten: Ihr Name, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihr Firmenname, Ihr Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), Teamzugehörigkeit und Einstellungen.
• Abrechnungsdaten: Ihr Tarif, Ihr Credit-Guthaben, Rechnungen, Rechnungsadresse und Land. Kartenzahlungen werden von Stripe abgewickelt; wir sehen und speichern Ihre vollständige Kartennummer nicht.
• Kundeninhalte: Lebensläufe, Kandidatenprofile, Assessment-Berichte, Vorlagen, Markenelemente und die von der Plattform erstellten Dokumente. Kandidatendokumente enthalten in der Regel Namen, Kontaktdaten, beruflichen Werdegang, Ausbildung und Kompetenzen und können Fotos enthalten. Kunden, die unsere Mandats- und Pipeline-Tools nutzen, können außerdem Kandidaten- und Kontaktdatensätze, Notizen und Ansprache-Nachrichten anlegen oder importieren und ihr eigenes Bewerbermanagementsystem, E-Mail-Konto oder einen Datenanreicherungsdienst anbinden.
• Nutzungs- und technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, Protokolldaten, genutzte Funktionen, verbrauchte Credits und Fehlerberichte. Wir nutzen diese Daten, um den Dienst zu betreiben, abzusichern und zu verbessern.
• Website- und Marketingdaten: wie Sie auf unsere Website gekommen sind (verweisende Website, Einstiegsseite und Kampagnenparameter), Ihre Cookie-Auswahl und Ihre Kommunikationspräferenzen. Bei der Registrierung erfassen wir, über welchen Kanal Sie zu uns gekommen sind.
• Korrespondenz: Nachrichten, die Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular senden, Demo-Buchungen, E-Mails an unsere Formatierungsadresse ([email protected]) sowie Bewerbungen über unsere Karriereseite.

4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten in Lebensläufen

Wir fragen bei unseren eigenen Nutzern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ab, etwa zu Gesundheit, rassischer oder ethnischer Herkunft, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, politischen Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Sexualleben oder sexueller Orientierung oder genetische bzw. biometrische Daten.

Von unseren Kunden hochgeladene Lebensläufe und Assessment-Dokumente können solche Informationen dennoch enthalten, zum Beispiel ein Foto, die Staatsangehörigkeit, Angaben zu Behinderung oder Gesundheit oder Mitgliedschaften. Wir verarbeiten diese Inhalte ausschließlich als Auftragsverarbeiter und nur, um die von unserem Kunden angeforderten Dokumente zu erstellen; wir werten sie nicht für andere Zwecke aus. Die Kunden sind dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage für das Hochladen zu verfügen und Kandidaten angemessen über die Datenverarbeitung zu informieren.

5. Wofür wir personenbezogene Daten verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten, um:

• Ihr Konto anzulegen und zu verwalten, Ihre Identität zu überprüfen und die Plattform abzusichern;
• die von Ihnen hochgeladenen Dokumente zu lesen und die angeforderten formatierten Lebensläufe, Profile, Präsentationen, Tabellen und sonstigen Dokumente zu erstellen;
• Zahlungen abzuwickeln, Credits und Abonnements zu verwalten und Geschäftsunterlagen zu führen;
• Support zu leisten und Servicenachrichten zu senden, etwa dass ein Dokument fertig ist oder Credits bald verfallen;
• nachzuvollziehen, welche Marketingkanäle zu Registrierungen führen, und unsere Website und unser Produkt zu verbessern (Analysen nur mit Ihrer Einwilligung);
• geschäftlichen Kontakten Produktneuigkeiten und Angebote zu senden, denen Sie jederzeit widersprechen können;
• unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

6. Rechtsgrundlagen

Soweit wir Verantwortlicher sind, stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen der UK GDPR (und der DSGVO, soweit anwendbar):

• Vertrag: zur Bereitstellung der Plattform und der Dienste, für die Sie oder Ihr Arbeitgeber sich registriert haben.
• Berechtigte Interessen: um unseren Dienst abzusichern und zu verbessern, Betrug und Missbrauch zu verhindern, Geschäftskunden zu betreuen und unsere Dienste gegenüber geschäftlichen Kontakten zu bewerben. Wir wägen diese Interessen gegen Ihre Rechte ab.
• Einwilligung: für Analyse-Cookies und ähnliche Technologien auf unserer Website. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Rechtliche Verpflichtung: zum Beispiel die Aufbewahrung von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen.

Soweit wir für Kundeninhalte als Auftragsverarbeiter tätig sind, bestimmt der Kunde die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

7. Künstliche Intelligenz

Formatix nutzt KI-Modelle, um hochgeladene Dokumente zu lesen und Vorlagen zu befüllen. Dokumenttext wird nur an die unten genannten KI-Anbieter übermittelt, um das von Ihnen angeforderte Ergebnis zu erstellen.

Wir verwenden Kundeninhalte, einschließlich Lebensläufen und Kandidatendokumenten, nicht zum Training von KI-Modellen. Wir nutzen unsere KI-Anbieter zu Bedingungen bzw. mit Kontoeinstellungen, nach denen diese die Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle verwenden.

KI-Ergebnisse können Fehler enthalten; Nutzer sollten Dokumente daher prüfen, bevor sie sie an Kunden senden. Einige Funktionen helfen Nutzern, Kandidaten zusammenzufassen, zu vergleichen oder zu reihen; jede Entscheidung über einen Kandidaten trifft unser Kunde, nicht Formatix.

7a. Interviews: calendars, meetings and Google user data

If you use Formatix Interviews, you can connect your Google or Microsoft calendar so that Formatix can take notes from your interviews. You choose which meetings are recorded: nothing is captured unless you switch recording on for that meeting and confirm the candidate has agreed.

What we access from Google, with your permission:

• Your email address (openid, userinfo.email): to identify the Google account you connected.
• Your calendar events (calendar.events): to list your upcoming meetings so you can choose which interviews to record, and to keep a recorded meeting in step if it moves or is cancelled. We read the title, time, attendees and meeting link. We do not create, change or delete events for this feature.
• Your free/busy information (calendar.freebusy): to suggest interview times on booking pages you publish.
• Google Meet conference information (meetings.space.readonly): after an interview you chose to record, to read that meeting's transcript so Formatix can turn it into notes for you to check.

We use this data only to provide these features to you. Transcripts and notes are stored in your Formatix account, shown only to you (and to colleagues in your firm where you share them), and deleted when you delete the interview or your account. You can disconnect your calendar at any time in Formatix or in your Google Account settings, and we then delete the stored access tokens.

Limited Use: Formatix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not sell Google user data, use it for advertising, or use it to train AI models (ours or anyone else's). People at Formatix do not read it, except with your permission, to investigate a problem you report, for security reasons, or where the law requires.

Microsoft calendars and Teams transcripts are handled the same way, with the Microsoft permissions you grant. If you send our meeting notetaker to a call (for example Zoom), the recording is made by our provider Recall.ai and deleted from their systems once Formatix has the transcript; the audio is not kept.

8. Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter) und sonstige Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb von Formatix unterstützen, und zwar auf Grundlage von Verträgen, die sie zum Schutz der Daten und zu deren Verwendung ausschließlich nach unseren Weisungen verpflichten. Unsere derzeitigen Dienstleister sind:

• Amazon Web Services: Hosting der Formatix-Plattform, ihrer Datenbank und unserer Website in London; Speicherung hochgeladener Dateien und Dokumentvorschauen (Amazon S3).
• Microsoft (Azure): Texterkennung (OCR) hochgeladener Dokumente mit Azure AI Document Intelligence.
• Google: KI-Verarbeitung von Dokumenttext mit der Gemini-API; Speicherung und Konvertierung von Dokumenten mit Google Drive, Docs und Slides; E-Mails von unserer Adresse [email protected]; Website-Analyse mit Google Analytics (nur nachdem Sie Analyse-Cookies akzeptiert haben).
• Anthropic: KI-Verarbeitung mit Claude-Modellen, um Dokumente zu lesen, Vorlagen zu befüllen und zu erstellen und Assistenzfunktionen bereitzustellen.
• OpenAI: KI-Verarbeitung als Ausweichlösung, wenn unser Haupt-KI-Modell nicht verfügbar ist; Werbeerfolgsmessung auf unserer Website (ChatGPT-Ads-Pixel).
• Microsoft 365: unsere geschäftliche E-Mail, einschließlich des E-Mail-Formatierungsdienstes [email protected], und Demo-Buchungen.
• Stripe: Zahlungsabwicklung und Abonnementabrechnung.
• Cloudflare: Netzwerksicherheit, DNS und Content Delivery für die Plattform.
• LinkedIn: Werbeerfolgsmessung (LinkedIn Insight Tag).
• FreeAgent: Rechnungsstellung und Buchhaltung.
• Von Ihnen gewählte Integrationen: Wenn ein Kunde ein Bewerbermanagementsystem oder CRM (etwa JobAdder, Salesforce oder HubSpot), sein eigenes Gmail- oder Outlook-Postfach, Microsoft Teams oder einen Datenanreicherungs- oder Messaging-Dienst (etwa Apollo, Hunter, Lusha, People Data Labs, Twilio oder WhatsApp) anbindet, tauschen wir auf Weisung des Kunden Daten mit diesem Dienst aus.

Wir können personenbezogene Daten außerdem an professionelle Berater, im Zusammenhang mit einem Verkauf oder einer Umstrukturierung unseres Unternehmens an Käufer oder Investoren (unter Vertraulichkeit) oder bei gesetzlicher Verpflichtung, etwa aufgrund eines Gerichtsbeschlusses, offenlegen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Wir aktualisieren diese Liste, wenn wir einen Dienstleister hinzufügen oder wechseln. Geschäftskunden mit AVV werden gemäß dem AVV über neue Unterauftragsverarbeiter informiert.

9. Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Dienstleister, darunter unsere KI-Anbieter, haben ihren Sitz in Ländern außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums, etwa in den Vereinigten Staaten, oder können personenbezogene Daten dort verarbeiten.

Werden personenbezogene Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs oder des EWR übermittelt, stellen wir sicher, dass sie durch eine geeignete Garantie geschützt sind, etwa britische Angemessenheitsregelungen (einschließlich der UK-US Data Bridge für zertifizierte US-Unternehmen), das EU-US Data Privacy Framework, das britische International Data Transfer Agreement (IDTA) oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit dem UK Addendum. Auf Anfrage informieren wir Sie über die für eine bestimmte Übermittlung verwendete Garantie.

10. Wie lange wir personenbezogene Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie benötigen:

• Kontodaten werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist. Wird ein Konto geschlossen, löschen oder anonymisieren wir die Daten auf Anfrage, sofern wir sie nicht aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen.
• Kundeninhalte (hochgeladene Lebensläufe und erstellte Dokumente) werden gespeichert, solange das Konto des Kunden aktiv ist, damit Nutzer ihre Dokumente erneut ansehen und herunterladen können, sofern der Kunde sie nicht löscht. Team-Inhaber können eine Aufbewahrungsfrist von 30, 60, 90 oder 365 Tagen festlegen, nach deren Ablauf Datensätze automatisch aus dem Konto entfernt werden. Kunden können jederzeit die Löschung gespeicherter Dateien verlangen.
• E-Mails an [email protected] werden etwa 24 Stunden nach ihrer Verarbeitung aus dem Verarbeitungspostfach entfernt.
• Dateien, die in die kostenlose Demo auf unserer Website hochgeladen werden, werden nach 24 Stunden gelöscht.
• Kandidatensuchergebnisse in unseren KI-Suchtools werden nach 90 Tagen gelöscht; durch Anreicherung gefundene Kontaktdaten werden zum selben Zeitpunkt entfernt.
• Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie es das britische Steuer- und Gesellschaftsrecht verlangt, in der Regel sechs Jahre.
• Korrespondenz und Supportanfragen werden so lange aufbewahrt, wie es für ihre Bearbeitung erforderlich ist, und danach für einen angemessenen Zeitraum.

11. Sicherheit

Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS), Verschlüsselung gespeicherter Daten, Zugriffskontrollen in unseren Systemen, eingeschränkten schlüsselbasierten Administratorzugang zu unseren Servern sowie Sicherheitsprüfungen unseres Codes und unserer Infrastruktur.

Kein System ist vollkommen sicher. Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte darstellt, benachrichtigen wir das ICO, unsere betroffenen Kunden und, soweit erforderlich, Sie, wie es das Gesetz vorschreibt.

12. Cookies und ähnliche Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die eine Website in Ihrem Browser ablegt. Bei Ihrem ersten Besuch auf formatix.ai fragen wir, ob Sie Analyse-Cookies akzeptieren. Ihre Auswahl wird in Ihrem Browser gespeichert; Sie können sie ändern, indem Sie den Browserspeicher für unsere Website löschen.

• Notwendige Cookies und Speicher: auf der Plattform Cookies, die Sie angemeldet halten, Formulare vor Cross-Site-Request-Forgery schützen und einmalige Hinweise anzeigen; auf der Website Ihre Cookie-Auswahl. Diese sind für den Betrieb des Dienstes erforderlich und benötigen keine Einwilligung.
• Analyse (nur wenn Sie zustimmen): Google Analytics 4, das uns zeigt, wie Besucher die Website nutzen, sowie zwei First-Party-Cookies, fx_src und fx_last, die bis zu 90 Tage speichern, wie Sie uns zuerst und zuletzt gefunden haben (verweisende Website, Einstiegsseite und Kampagnenparameter), damit wir wissen, welche Kanäle zu Registrierungen führen. Wenn Sie ein Konto anlegen, liest die Plattform diese Cookies aus und speichert den Registrierungskanal in Ihrem Konto.
• Werbeerfolgsmessung: Unsere Website und die Registrierungsseiten der Plattform enthalten das LinkedIn Insight Tag und das Messpixel von OpenAI (ChatGPT Ads), mit denen wir den Erfolg unserer Werbung auf diesen Diensten messen. Sie können Cookies setzen oder auslesen und Informationen wie Ihre IP-Adresse, Browserdaten, die von Ihnen besuchten Seiten und eine abgeschlossene Registrierung an LinkedIn und OpenAI übermitteln, die diese Informationen nach ihren eigenen Datenschutzrichtlinien verarbeiten.

Ohne Einwilligung übergeben die Registrierungslinks auf unserer Website dennoch die Herkunftsseite und etwaige Kampagnenparameter nur für diesen Besuch an die Plattform, damit wir Ihren Registrierungskanal erfassen können.

13. Ihre Rechte

Nach der UK GDPR (und der DSGVO, soweit anwendbar) haben Sie das Recht,

• darüber informiert zu werden, wie Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden;
• Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben;
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
• unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer Daten zu verlangen;
• unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen;
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten oder an eine andere Stelle übermitteln zu lassen;
• einer Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen zu widersprechen, und der Direktwerbung jederzeit;
• keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterworfen zu werden;
• eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, soweit wir uns auf eine Einwilligung stützen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats und müssen gegebenenfalls zunächst Ihre Identität bestätigen. Betrifft Ihre Anfrage einen von einem Personalberatungsunternehmen hochgeladenen Lebenslauf, siehe Abschnitt 1.

14. Beschwerden

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten unzufrieden sind, teilen Sie uns dies bitte zuerst unter [email protected] mit, damit wir versuchen können, das Problem zu lösen.

Sie haben außerdem das Recht, sich beim britischen Information Commissioner's Office (ICO) unter ico.org.uk/make-a-complaint oder telefonisch unter +44 303 123 1113 zu beschweren. Wenn Sie sich in der Europäischen Union befinden, können Sie sich auch an die Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Land wenden.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Das Datum oben zeigt den Stand der letzten Aktualisierung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kontoinhaber per E-Mail oder in der Plattform. Unsere Nutzungsbedingungen regeln den Vertrag über die Nutzung von Formatix.