Personalberatung und Executive Search

    Mehr als der Lebenslauf: die Dokumente, für die Personalberatungen bezahlt werden, in Ihrer eigenen Vorlage

    Ein Suchmandat wird an seinen Dokumenten gemessen: am Assessment-Bericht zu jedem Finalisten, an den einseitigen Kandidatenprofilen für Aufsichtsrat oder Beirat, an der Shortlist-Präsentation im Statustermin und, für Personalabteilungen in Unternehmen, an den Unterlagen zur Nachfolgeplanung für den Nominierungsausschuss. Formatix nimmt das Material, das Ihnen bereits vorliegt – den Lebenslauf, Ihre Interviewnotizen, Ihre Bewertungen und die psychometrischen Ergebnisse, die Sie nutzen dürfen – und setzt es in die Word-, PowerPoint-, Excel- oder PDF-Vorlage Ihrer Beratung. Das Urteil bleibt Ihres. Die Aufbereitung übernehmen wir.

    Kostenlos starten mit 10 Credits Demo vereinbaren

    Keine Kreditkarte. Ihre 10 kostenlosen Credits sind 14 Tage gültig.

    Fünf Dokumente, ein Satz Ausgangsmaterial

    Jede Seite erklärt das Dokument, was hineingeht, was herauskommt und wie Ihr Markenauftritt erhalten bleibt, jeweils mit einem Beispiel für einen fiktiven Kandidaten auf einer Demo-Vorlage von Formatix. Die Beispiele sind auf Englisch; Ihre Dokumente folgen Ihrer eigenen Vorlage und Sprache.

    Mandate: Kandidaten, Pipeline und Interviews an einem Ort

    Formatix begleitet auch die Suche rund um diese Dokumente. Jedes Mandat hat eigene Kandidaten, eine Pipeline von der Longlist bis zur Besetzung, Interviewnotizen und Interviewunterlagen sowie den Word-Bericht für den Mandanten. Nichts geht an einen Kandidaten, bevor der Berater es freigibt.

    Mehr über Mandate (auf Englisch)

    Kandidatenmanagement für jedes Mandat

    • Fügen Sie die Stellenbeschreibung ein, laden Sie sie hoch oder verlinken Sie sie. Formatix macht daraus eine Checkliste mit Muss- und Kann-Kriterien, die der Berater vor dem Start der Suche anpassen kann.
    • Die Longlist kommt aus LinkedIn (über das eigene Chrome des Beraters oder an Formatix gesendete LinkedIn-Recruiter-Ergebnisse), aus der eigenen Lebenslauf-Datenbank der Beratung in Formatix und aus einem angebundenen ATS oder CRM: JobAdder, Salesforce oder HubSpot.
    • Jeder Kandidat wird anhand der Checkliste bewertet, mit den Zeilen aus seinem Profil, die jede Anforderung belegen. Die besten zehn stehen oben, der Rest der Longlist folgt nach Stufen.

    Bewerber- und Kandidatenverfolgung

    • Ein Pipeline-Board für jedes Mandat mit den Stufen Longlist, Shortlist, Kontaktiert, Interessiert, An Mandanten gesendet, Mandanteninterview, Angebot, Besetzt und Ausgeschieden.
    • Ziehen Sie eine Karte, um jemanden weiterzubewegen. Wer ausscheidet, braucht einen Grund, der in seinem Datensatz bleibt.
    • Ansprache-Entwürfe (eine LinkedIn-Nachricht, eine InMail und eine E-Mail) warten auf Freigabe. Antwortet ein Kandidat, erscheint die Antwort unter Antworten; markieren Sie sie als interessiert oder nicht interessiert, rückt er in der Pipeline weiter.

    Interviewmanagement

    • Interviewnotizen zu jedem Kandidaten, bewertet von 1 bis 5 für jedes Muss-Kriterium und insgesamt, gespeichert mit den früheren Notizen, ihrem Verfasser und dem Datum.
    • Interviewunterlagen für jeden Kandidaten in Word oder PDF: Passung zum Anforderungsprofil, Risikohinweise, von KI aus dem Anforderungsprofil geschriebene Screening-Fragen (eine pro Muss-Kriterium, mit einer Beschreibung einer starken Antwort), belegte Highlights, Fragen zu Vergütung und Kündigungsfrist und eine Seite für Notizen.

    Der Bericht für den Mandanten

    • Ein Longlist-Bericht in Word für den Mandanten: das Anforderungsprofil, die Checkliste, die Methode und Tabellen nach Stufen mit Häkchen und den Zitaten dahinter, dazu ein CSV-Export.
    • Der Reiter Mandant hält den Bericht, die Stellenbeschreibung und die Ansprechpartner des Mandanten zusammen.
    Die Longlist eines Mandats in Formatix: die besten zehn Kandidaten für eine CFO-Suche, jede Anforderung mit einem Zitat aus dem Profil des Kandidaten belegt
    Die Longlist: die besten zehn, jede Anforderung mit einer Zeile aus dem Profil belegt (Beispiel auf Englisch).
    Das Pipeline-Board eines Mandats in Formatix, mit Spalten für Longlist, Shortlist, Kontaktiert, Interessiert, An Mandanten gesendet und Mandanteninterview
    Das Pipeline-Board, von der Longlist bis zum Mandanteninterview.
    Eine Interviewnotiz in Formatix, mit Bewertungen für jedes Muss-Kriterium, einer Gesamtbewertung und den früheren Notizen zum Kandidaten
    Interviewnotizen, bewertet nach den Muss-Kriterien.
    Zwei Seiten von Formatix-Interviewunterlagen in Word: Passung zum Anforderungsprofil, Screening-Fragen zu jedem Muss-Kriterium, belegte Highlights und Fragen zu Vergütung und Kündigungsfrist
    Die Interviewunterlagen, in Word oder PDF.

    Bildschirme aus einem Formatix-Demokonto. Halden & Co, der Mandant und alle gezeigten Kandidaten sind erfunden.

    Den Rundgang auf YouTube ansehen (3:04, auf Englisch)

    AI Candidate Longlist for Executive Search: Brief to Client Report

    Die Dokumente, an denen ein Suchmandat gemessen wird

    Die meisten Programme zur Formatierung von Lebensläufen wurden für die klassische Personalvermittlung gebaut, bei der das Ergebnis ein umformatierter Lebenslauf ist. In der Personalberatung ist das anders. Bis ein Kandidat im Rahmen eines Suchmandats beim Mandanten ankommt, wurde er interviewt, anhand eines Kompetenzmodells bewertet, häufig mit einem psychometrischen Verfahren profiliert und referenziert. Der Mandant bezahlt nicht für einen aufgeräumteren Lebenslauf. Er bezahlt für die Einschätzung des Beraters, und diese Einschätzung erreicht ihn als Dokument.

    Diese Dokumente kosten Zeit. Jedes speist sich aus mehreren Quellen – Lebenslauf, Beraternotizen, Bewertungsbögen, die Ergebnis-PDF eines Testanbieters – und jedes folgt einem genau definierten Hauslayout, das die Beratung über Jahre verfeinert hat: Deckblatt, Reihenfolge der Abschnitte, Darstellung der Bewertungen, Schrift der Überschriften. Researcher, Associates und Berater verbringen Abende damit, Daten in Werdegangstabellen zu kopieren, Bewertungsbalken neu zu zeichnen und Seitenumbrüche zu reparieren. Genau diese Arbeit übernimmt Formatix.

    Was die fünf Dokumenttypen gemeinsam haben

    Das Ausgangsmaterial ist dasselbe: ein Lebenslauf in beliebigem Layout und in einer von über 40 Sprachen, die Notizen des Beraters, die Bewertungen oder Einstufungen aus Ihrem Prozess und in manchen Fällen die Ergebnisse eines psychometrischen Verfahrens. Das Ergebnis ist immer Ihre Vorlage, nicht unsere. Formatix erstellt die Vorlage aus einem Dokument, das Ihre Beratung bereits versendet, oder aus dem Branding Ihrer Website, falls es noch keines gibt, und übernimmt Schriften, Farben, Abstände und Layout. Jedes Dokument lässt sich als bearbeitbare Word- (DOCX) oder PowerPoint-Datei (PPTX) erzeugen, damit der Berater letzte Änderungen vornehmen kann, als Excel-Tracker (XLSX), wo eine Tabelle sinnvoller ist, oder als PDF zum Weiterleiten.

    Weil jeder Bericht von derselben Vorlage ausgeht, wirken die fünf Finalistenberichte eines Mandats wie aus einer Hand, auch wenn drei Berater und zwei Associates daran gearbeitet haben. Und weil Formatix Lebensläufe in über 40 Sprachen verarbeitet, kann ein englischsprachiger Lebenslauf in Ihren deutschen Bericht einfließen und umgekehrt. Bei internationalen Mandaten, in denen der Mandant Unterlagen auf Deutsch und Englisch erwartet, pflegen Sie einfach eine deutsche und eine englische Fassung Ihrer Vorlage und erzeugen beide aus demselben Material.

    Das Urteil gehört dem Berater

    Formatix beurteilt keine Kandidaten, bewertet keine Kompetenzen, ordnet niemanden in ein 9-Box-Raster ein und interpretiert keine psychometrischen Ergebnisse. Es führt keine psychometrischen Verfahren durch, wertet sie nicht aus und erstellt nie einen Hogan-, SHL- oder Saville-Bericht. Sie laden Ihre Notizen und die Ihnen vorliegenden Ergebnisse hoch; Formatix setzt sie in Ihren Bericht und stellt die von Ihnen gelieferten Werte als Diagramme in Ihrem Hausstil dar. Jedes Dokument kann vor dem Versand geprüft und bearbeitet werden, und nichts, was Sie hochladen, wird zum Training von KI-Modellen verwendet.

    Viele Beratungen richten ihren eignungsdiagnostischen Prozess an der DIN 33430 aus, der Norm zu den Anforderungen an berufsbezogene Eignungsdiagnostik. Formatix ist nicht nach dieser Norm zertifiziert und ersetzt keine Prüfung Ihres Prozesses. Es hilft aber, einen an der DIN 33430 orientierten Prozess im Bericht nachvollziehbar zu dokumentieren: Anforderungsprofil, eingesetzte Verfahren und die Belege für jede Einschätzung stehen in festen Abschnitten Ihrer Vorlage, in jedem Bericht an derselben Stelle.

    Diese Arbeitsteilung ist in der Personalberatung entscheidend, denn der Ruf einer Beratung beruht auf der Qualität ihres Urteils. Ein Werkzeug, das sich eine Meinung über einen CEO-Kandidaten ausdenkt, wäre ein Risiko. Ein Werkzeug, das Ihre Meinung in Ihrem Layout zu Papier bringt, gibt Ihnen den Abend zurück.

    Für Personalberatungen und für Personalabteilungen in Unternehmen

    Formatix wird von Personalberatungen im Retained Search eingesetzt, und derselbe Ansatz funktioniert für Leadership-Advisory- und Management-Audit-Praxen, für Anbieter von Interim Management und für Talent-Management-Teams in Unternehmen. Die Seite zur Nachfolgeplanung richtet sich an Personalleitung und Talent Management statt an den Personalberater, denn dort entstehen diese Unterlagen. Auf welcher Seite des Tisches Sie auch sitzen: Die Dokumente bleiben vertraulich. Die Daten werden in Großbritannien und der EU nach DSGVO verarbeitet, und Sie arbeiten wahlweise in der Plattform, über die API, über die JobAdder-Integration oder aus ChatGPT (mit der Formatix-AI-App), Claude und anderen KI-Tools, die MCP-Konnektoren unterstützen.

    Beispiele für einen fiktiven Kandidaten

    Diese Seiten hat Formatix auf eigenen Demo-Vorlagen für einen erfundenen Kandidaten erstellt. Die Beispiele sind auf Englisch. Ihre Dokumente folgen Ihrer eigenen Vorlage und Sprache, auf Deutsch, auf Englisch oder in beiden Sprachen.

    Erste Seite eines Beispiel-Assessment-Berichts auf Englisch für einen fiktiven Kandidaten, mit Deckblattangaben, Management Summary und Überblick über den Werdegang
    Assessment-Bericht, Seite 1 (Beispiel auf Englisch)
    Beispielfolie einer Shortlist-Präsentation in PowerPoint auf Englisch, die drei fiktive Führungskräfte nebeneinander vergleicht
    Folie aus einer Shortlist-Präsentation (Beispiel auf Englisch)

    Die Preise auf einen Blick

    Die Tarife beginnen bei £20 pro Monat für 20 Credits (£1 pro Lebenslauf) und sinken auf £0,71 pro Lebenslauf (0,85 €, US$0,88) beim Enterprise-Jahrestarif. Abgerechnet wird in Ihrer Landeswährung, auch in Euro und US-Dollar. Jedes neue Konto erhält 10 kostenlose Credits, ohne Kreditkarte, 14 Tage gültig. In ChatGPT und Claude ist Formatix für 5 Lebensläufe pro Monat kostenlos. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

    Fragen von Personalberatungen und Talent-Teams

    Ist Formatix ein CRM oder ATS für Personalberatungen?
    Kein vollständiges CRM. Formatix erstellt die Dokumente: Assessment-Berichte, Kandidatenprofile, Shortlist-Präsentationen, Tracker und Unterlagen für das Talent-Review, in Ihrer eigenen Vorlage. Für jede Suche verwaltet Mandate außerdem die Kandidaten, ein Pipeline-Board von der Longlist bis zur Besetzung, Interviewnotizen und den Bericht für den Mandanten. Formatix arbeitet neben Ihrem ATS oder CRM, statt es zu ersetzen: Es liest Kandidaten aus JobAdder, Salesforce oder HubSpot, hat eine API, und Sie können auch einfach Dateien hochladen oder Formatix aus ChatGPT (mit der Formatix-AI-App), Claude oder anderen KI-Tools mit MCP-Konnektoren nutzen.
    Beurteilt Formatix Kandidaten oder interpretiert es psychometrische Ergebnisse?
    Nein. Das Urteil gehört dem Berater. Formatix führt keine psychometrischen Verfahren durch, wertet sie nicht aus, interpretiert sie nicht und erzeugt auch keine. Sie laden Ihre Notizen, Bewertungen und die Ihnen vorliegenden Ergebnisse hoch, und Formatix setzt sie in Ihren Bericht und stellt die von Ihnen gelieferten Werte als Diagramme dar. In Mandate prüft Formatix Longlist-Profile anhand der Checkliste aus dem Anforderungsprofil und zeigt zu jedem Häkchen das Zitat dahinter, damit der Berater sieht, warum jemand auf der Liste steht; das Urteil bleibt beim Berater.
    Kann Formatix Kandidaten durch eine Suche verfolgen, wie ein Bewerbermanagementsystem?
    Ja, für jedes Mandat. Kandidaten bewegen sich auf einem Pipeline-Board durch Longlist, Shortlist, Kontaktiert, Interessiert, An Mandanten gesendet, Mandanteninterview, Angebot und Besetzt, oder scheiden mit einem Grund aus. Antwortet ein Kandidat auf eine freigegebene Ansprache, rückt er weiter, sobald die Antwort als interessiert oder nicht interessiert markiert ist.
    Hilft Formatix bei Kandidateninterviews?
    Ja. Berater führen zu jedem Kandidaten Interviewnotizen, bewertet von 1 bis 5 für jedes Muss-Kriterium und insgesamt, und können Interviewunterlagen in Word oder PDF erzeugen, mit Passung zum Anforderungsprofil, Risikohinweisen und von KI aus dem Anforderungsprofil geschriebenen Screening-Fragen, eine pro Muss-Kriterium. Das Interview führt der Berater, und er trifft die Entscheidung.
    Woher kommen die Kandidaten eines Mandats?
    Aus LinkedIn, über das eigene Chrome des Beraters oder an Formatix gesendete LinkedIn-Recruiter-Ergebnisse, aus der eigenen Lebenslauf-Datenbank der Beratung in Formatix und aus einem angebundenen JobAdder, Salesforce oder HubSpot. Jeder wird anhand des Anforderungsprofils bewertet, mit den Zeilen aus seinem Profil, die jede Anforderung belegen.
    Können wir unsere bestehenden Berichtsvorlagen verwenden?
    Ja, das ist der übliche Einstieg. Laden Sie ein Dokument hoch, das Ihre Beratung bereits versendet, und Formatix macht daraus eine Vorlage, mit Ihren Schriften, Farben, Abständen und Ihrem Layout. Wenn Sie noch keine Hausvorlage haben, kann Formatix eine aus dem Branding Ihrer Website erstellen.
    Unterstützt Formatix einen Prozess nach DIN 33430?
    Formatix ist nicht nach DIN 33430 zertifiziert und macht Ihren Prozess nicht normkonform. Wenn sich Ihre Beratung an der Norm orientiert, kann Ihre Vorlage aber feste Abschnitte für Anforderungsprofil, eingesetzte Verfahren und Belege enthalten, die Formatix aus Ihrem Material füllt. So ist diese Dokumentation in jedem Bericht gleich aufgebaut.
    Welche Formate können wir erzeugen?
    Word (DOCX), PowerPoint (PPTX), Excel (XLSX) und PDF. Word- und PowerPoint-Dateien bleiben vollständig bearbeitbar, damit der Berater letzte Änderungen vornehmen kann.
    Was kostet Formatix?
    Die Tarife beginnen bei £20 pro Monat für 20 Credits (£1 pro Lebenslauf) und sinken auf £0,71 pro Lebenslauf (0,85 €, US$0,88) beim Enterprise-Jahrestarif. Abgerechnet wird in Ihrer Landeswährung, auch in Euro und US-Dollar. Jedes neue Konto erhält 10 kostenlose Credits, ohne Kreditkarte, 14 Tage gültig. In ChatGPT und Claude ist Formatix für 5 Lebensläufe pro Monat kostenlos.
    Wo werden Kandidaten- und Mitarbeiterdaten verarbeitet?
    In Großbritannien und der EU, nach DSGVO. Nichts, was Sie hochladen, wird zum Training von KI-Modellen verwendet.

    Bringen Sie ein Dokument mit, das Sie heute schon versenden

    Starten Sie mit dem Bericht oder der Präsentation, die Ihre Beratung heute an Mandanten schickt. Formatix macht daraus eine Vorlage, und Ihr nächster Finalistenbericht entsteht genau in diesem Layout.

    Kostenlos starten Demo vereinbaren

    Beispielvorlagen für diese Dokumente in der Vorlagenbibliothek ansehen (auf Englisch)

    Hogan, SHL, Saville Wave und DISC sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Formatix ist mit diesen Anbietern weder verbunden noch von ihnen empfohlen.