プライバシーポリシー

はじめに

本プライバシーポリシーは、お客様が formatix.ai を閲覧する場合、platform.formatix.ai の Formatix プラットフォームでアカウントを作成する場合、当社の API、MCP サーバー、ブラウザ拡張機能またはメールによるフォーマットサービスを利用する場合、または当社に問い合わせる場合に、Formatix AI Limited（以下「Formatix」または「当社」）が個人データをどのように収集、利用、保存、共有するかを説明するものです。

当社は、英国一般データ保護規則（UK GDPR）および2018年データ保護法（Data Protection Act 2018）に従って個人データを取り扱います。欧州連合（EU）の顧客にサービスを提供する場合は、EU一般データ保護規則（EU GDPR）も適用します。

Formatix AI Limited は、英国情報コミッショナー事務局（ICO）にデータ管理者として登録されています（登録番号 ZC184545）。ICO の登録簿には「Formatix Ai Ltd」と記載されていますが、これはイングランドおよびウェールズで登記された Formatix AI Limited（会社番号 15626717）と同一の会社です。

1. 当社の役割：管理者と処理者

当社が管理者となる場合。当社は、自社のアカウント管理、請求、ウェブサイト、マーケティングおよびカスタマーサポートのために、個人データをどのように、何のために利用するかを決定します。これには、当社顧客のユーザーに関する情報（例：登録したリクルーターの氏名とメールアドレス）、当社ウェブサイトの訪問者、および当社に問い合わせた方の情報が含まれます。

当社が処理者となる場合。人材紹介会社、エグゼクティブサーチ会社その他の法人顧客は、Formatix にフォーマット済みの文書を作成させるため、履歴書、候補者プロフィール、アセスメント結果などの文書をアップロードします。これらのコンテンツについては顧客が管理者であり、当社は顧客が依頼したサービスを提供するため、顧客の文書化された指示に基づいてのみ処理します。

Formatix で履歴書がフォーマットされた候補者の方が権利を行使される場合は、ご自身のデータを保有する人材紹介会社にお問い合わせください。当社はその会社がご請求に対応できるよう協力します。当社に直接ご連絡いただいた場合、該当する顧客を特定できるときは、その顧客にご請求を転送します。

当社のデータ処理契約（DPA）は formatix.ai/dpa で公開しています。法人顧客には本規約の一部として自動的に適用され、署名は不要です。相互署名済みの写しをご希望の場合は [email protected] までご連絡ください。

2. データ保護の窓口

当社のデータ保護責任者（DPO）は、個人データの取扱いを監督し、本ポリシーに関するご質問に回答します。

本プライバシーポリシーに関するご質問（法的権利の行使に関するご請求を含みます）は、当社 DPO の Dominic Gonsalves（[email protected]）までご連絡ください。

3. 当社が取り扱う個人データ

Formatix のご利用方法に応じて、当社は以下の種類の個人データを取り扱います。

• アカウントデータ：氏名、勤務先メールアドレス、会社名、パスワード（安全なハッシュ値としてのみ保存）、チームの所属および設定。
• 請求データ：ご契約プラン、クレジット残高、請求書、請求先住所および国。カード決済は Stripe が処理し、当社がカード番号全体を閲覧または保存することはありません。
• 顧客コンテンツ：履歴書、候補者プロフィール、アセスメントレポート、テンプレート、ブランド素材、およびプラットフォームが作成する文書。候補者の文書には通常、氏名、連絡先、職歴、学歴、スキルが含まれ、写真が含まれる場合もあります。案件管理・パイプライン機能を利用する顧客は、候補者や連絡先の記録、メモ、アプローチ用メッセージを作成またはインポートし、自社の採用管理システム（ATS）、メールアカウントまたはデータエンリッチメントサービスを接続することもできます。
• 利用データおよび技術データ：IP アドレス、ブラウザおよび端末の種類、ログ記録、利用した機能、消費したクレジット、エラーレポート。サービスの運営、保護および改善のために利用します。
• ウェブサイトおよびマーケティングデータ：当社ウェブサイトにたどり着いた経緯（参照元サイト、ランディングページ、キャンペーンタグ）、Cookie の選択、連絡に関する希望。ご登録時には、どの経路から来られたかを記録します。
• やり取りの記録：メールまたはお問い合わせフォームでお送りいただいたメッセージ、デモの予約、フォーマット用アドレス（[email protected]）宛てのメール、採用ページからの応募書類。

4. 履歴書に含まれる特別な種類の個人データ

当社は自社のユーザーに対し、健康、人種または民族的出身、宗教的または思想的信条、政治的意見、労働組合への加入、性生活または性的指向、遺伝データまたは生体データなどの特別な種類の個人データの提供を求めません。

ただし、顧客がアップロードする履歴書やアセスメント文書には、候補者の写真、国籍、障がいや健康に関する情報、所属団体などの情報が含まれる場合があります。当社はこれらのコンテンツを処理者としてのみ、顧客が依頼した文書を作成する目的に限って処理し、その他の目的で分析することはありません。アップロードについての法的根拠を確保し、候補者に適切なプライバシー情報を提供する責任は顧客にあります。

5. 個人データの利用目的

当社は個人データを以下の目的で利用します。

• アカウントの作成と管理、本人確認、プラットフォームの安全確保
• アップロードされた文書を読み取り、ご依頼のあったフォーマット済みの履歴書、プロフィール、プレゼンテーション、スプレッドシートその他の文書を作成すること
• 支払いの受領、クレジットおよびサブスクリプションの管理、会計記録の保管
• サポートの提供およびサービスに関するお知らせ（文書の完成やクレジットの有効期限が近いことなど）の送信
• どのマーケティング経路から登録が生まれているかの把握、ならびにウェブサイトおよび製品の改善（アクセス解析は同意をいただいた場合のみ）
• 法人の連絡先への製品ニュースやご案内の送信（いつでも配信停止できます）
• 法的義務の遵守、および法的請求の提起、行使または防御

6. 法的根拠

当社が管理者となる場合、UK GDPR（および適用される場合は EU GDPR）に基づく以下の法的根拠に依拠します。

• 契約：お客様またはお客様の勤務先が申し込んだプラットフォームおよびサービスを提供するため。
• 正当な利益：サービスの保護と改善、不正や悪用の防止、法人顧客へのサポート、法人の連絡先への当社サービスのご案内のため。当社はこれらの利益とお客様の権利とを比較衡量します。
• 同意：当社ウェブサイトにおけるアクセス解析用 Cookie および類似の技術について。同意はいつでも撤回できます。
• 法的義務：会計記録や税務記録の保管など。

顧客コンテンツについて当社が処理者として行動する場合、処理の法的根拠は顧客が決定します。

7. 人工知能（AI）

Formatix は、アップロードされた文書の読み取りとテンプレートへの入力に AI モデルを使用します。文書のテキストは、お客様が依頼した成果物を作成する目的に限り、以下に記載する AI プロバイダーに送信されます。

当社は、履歴書や候補者の文書を含む顧客コンテンツを AI モデルの学習に使用しません。当社は、AI プロバイダーがそのコンテンツをモデルの学習に使用しない条件またはアカウント設定のもとで、これらのプロバイダーを利用しています。

AI による出力には誤りが含まれる可能性があるため、ユーザーはクライアントに送付する前に文書を確認してください。一部の機能は候補者の要約、比較または順位付けを支援しますが、候補者に関する判断を行うのは当社の顧客であり、Formatix ではありません。

7a. Interviews: calendars, meetings and Google user data

If you use Formatix Interviews, you can connect your Google or Microsoft calendar so that Formatix can take notes from your interviews. You choose which meetings are recorded: nothing is captured unless you switch recording on for that meeting and confirm the candidate has agreed.

What we access from Google, with your permission:

• Your email address (openid, userinfo.email): to identify the Google account you connected.
• Your calendar events (calendar.events): to list your upcoming meetings so you can choose which interviews to record, and to keep a recorded meeting in step if it moves or is cancelled. We read the title, time, attendees and meeting link. We do not create, change or delete events for this feature.
• Your free/busy information (calendar.freebusy): to suggest interview times on booking pages you publish.
• Google Meet conference information (meetings.space.readonly): after an interview you chose to record, to read that meeting's transcript so Formatix can turn it into notes for you to check.

We use this data only to provide these features to you. Transcripts and notes are stored in your Formatix account, shown only to you (and to colleagues in your firm where you share them), and deleted when you delete the interview or your account. You can disconnect your calendar at any time in Formatix or in your Google Account settings, and we then delete the stored access tokens.

Limited Use: Formatix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not sell Google user data, use it for advertising, or use it to train AI models (ours or anyone else's). People at Formatix do not read it, except with your permission, to investigate a problem you report, for security reasons, or where the law requires.

Microsoft calendars and Teams transcripts are handled the same way, with the Microsoft permissions you grant. If you send our meeting notetaker to a call (for example Zoom), the recording is made by our provider Recall.ai and deleted from their systems once Formatix has the transcript; the audio is not kept.

8. サービス提供者（再委託先）およびその他の提供先

当社は、Formatix の運営を支援するサービス提供者に対してのみ個人データを共有し、その際は個人データを保護し当社の指示に従ってのみ利用することを義務付ける契約を締結しています。現在のサービス提供者は以下のとおりです。

• Amazon Web Services：Formatix プラットフォーム、そのデータベースおよび当社ウェブサイトのロンドンでのホスティング。アップロードされたファイルおよび文書プレビューの保存（Amazon S3）。
• Microsoft（Azure）：Azure AI Document Intelligence によるアップロード文書の文字認識（OCR）。
• Google：Gemini API による文書テキストの AI 処理。Google ドライブ、ドキュメント、スライドによる文書の保存と変換。当社アドレス [email protected] からのメール送信。Google アナリティクスによるウェブサイトのアクセス解析（アクセス解析用 Cookie に同意された場合のみ）。
• Anthropic：Claude モデルによる AI 処理。文書の読み取り、テンプレートへの入力と作成、アシスタント機能に使用します。
• OpenAI：主要な AI モデルが利用できない場合のバックアップとしての AI 処理。当社ウェブサイトにおける広告効果測定（ChatGPT Ads ピクセル）。
• Microsoft 365：当社の業務用メール（メールによるフォーマットサービス [email protected] を含みます）およびデモの予約。
• Stripe：決済処理およびサブスクリプションの請求。
• Cloudflare：プラットフォームのネットワークセキュリティ、DNS およびコンテンツ配信。
• LinkedIn：広告効果測定（LinkedIn Insight Tag）。
• FreeAgent：請求書発行および会計。
• お客様が選択する連携サービス：顧客が採用管理システムや CRM（JobAdder、Salesforce、HubSpot など）、自社の Gmail または Outlook のメールボックス、Microsoft Teams、データエンリッチメントやメッセージングのサービス（Apollo、Hunter、Lusha、People Data Labs、Twilio、WhatsApp など）を接続した場合、当社は顧客の指示に基づきそのサービスとデータをやり取りします。

当社はまた、専門アドバイザー、当社事業の売却または再編に関連する買主または投資家（守秘義務を条件とします）、または裁判所命令など法令により求められる場合に、個人データを開示することがあります。当社は個人データを販売しません。

サービス提供者を追加または変更した場合、本リストを更新します。DPA を締結している法人顧客には、DPA の定めに従って新たな再委託先をお知らせします。

9. 国際的なデータ移転

当社の一部のサービス提供者（AI プロバイダーを含みます）は、米国など英国および欧州経済領域（EEA）の域外の国に所在し、またはそれらの国で個人データを処理する場合があります。

個人データを英国または EEA の域外に移転する場合、当社は適切な保護措置によって保護されるようにします。保護措置には、英国の十分性認定規則（認証を受けた米国企業に対する UK-US Data Bridge を含みます）、EU-米国データプライバシーフレームワーク、英国の国際データ移転契約（IDTA）、または英国補遺（UK Addendum）を付した欧州委員会の標準契約条項などがあります。特定の移転に用いられている保護措置について、当社に情報を請求することができます。

10. 個人データの保存期間

当社は個人データを必要な期間に限り保存します。

• アカウントデータは、アカウントが有効である間保存します。アカウントが解約された場合、法的理由により保存が必要な場合を除き、ご請求に応じて削除または匿名化します。
• 顧客コンテンツ（アップロードされた履歴書および作成された文書）は、ユーザーが文書を再度閲覧・ダウンロードできるよう、顧客が削除しない限り、顧客のアカウントが有効である間保存します。チームのオーナーは 30 日、60 日、90 日または 365 日の保存期間を設定でき、期間経過後は記録がアカウントから自動的に削除されます。顧客はいつでも保存済みファイルの削除を当社に請求できます。
• [email protected] 宛てのメールは、処理後約 24 時間で処理用の受信箱から削除されます。
• 当社ウェブサイトの無料デモにアップロードされたファイルは、24 時間後に削除されます。
• AI 検索ツールの候補者検索結果は 90 日後に削除され、エンリッチメントで取得した連絡先情報も同時に削除されます。
• 請求および会計の記録は、英国の税法および会社法が求める期間（通常 6 年間）保存します。
• やり取りの記録およびサポートのご依頼は、対応に必要な期間およびその後の合理的な期間保存します。

11. セキュリティ

当社は、通信の暗号化（HTTPS）、保存データの暗号化、システムへのアクセス制御、サーバーへの鍵認証による限定的な管理者アクセス、コードおよびインフラのセキュリティレビューなど、リスクに応じた技術的・組織的措置を講じています。

完全に安全なシステムは存在しません。お客様の権利にリスクを及ぼすおそれのある個人データ侵害が発生した場合、当社は法令に従い、ICO、影響を受ける顧客、および必要な場合はお客様に通知します。

12. Cookie および類似の技術

Cookie とは、ウェブサイトがお客様のブラウザに保存する小さなテキストファイルです。formatix.ai に初めてアクセスされた際、アクセス解析用 Cookie に同意されるかどうかをお尋ねします。選択内容はお客様のブラウザに保存され、当社サイトのブラウザ保存データを消去することで変更できます。

• 必須の Cookie およびストレージ：プラットフォームでは、ログイン状態の維持、クロスサイトリクエストフォージェリ（CSRF）からのフォーム保護、一度だけ表示するメッセージのための Cookie。ウェブサイトでは、Cookie の選択内容。これらはサービスの動作に必要であり、同意は不要です。
• アクセス解析（同意された場合のみ）：訪問者のウェブサイト利用状況を把握する Google アナリティクス 4、および当社サイトを最初と最後に見つけた経緯（参照元サイト、ランディングページ、キャンペーンタグ）を最長 90 日間記憶し、どの経路から登録が生まれているかを把握するためのファーストパーティ Cookie「fx_src」と「fx_last」。アカウント作成時、プラットフォームはこれらの Cookie を読み取り、登録経路をアカウントに保存します。
• 広告効果測定：当社ウェブサイトおよびプラットフォームの登録ページには、LinkedIn Insight Tag と OpenAI（ChatGPT Ads）の測定ピクセルが組み込まれており、これらのサービス上での広告の成果を測定するのに役立っています。これらは Cookie を設定または読み取り、IP アドレス、ブラウザ情報、閲覧したページ、登録の完了などの情報を LinkedIn および OpenAI に送信する場合があり、両社はそれぞれのプライバシーポリシーに従ってこれらの情報を取り扱います。

同意がない場合でも、当社ウェブサイトの登録リンクは、登録経路を記録できるよう、その訪問に限り参照元のページとキャンペーンタグをプラットフォームに引き渡します。

13. お客様の権利

UK GDPR（および適用される場合は EU GDPR）に基づき、お客様には以下の権利があります。

• 個人データの利用方法について知らされる権利
• 当社が保有するお客様の個人データにアクセスする権利
• 不正確なデータを訂正させる権利
• 一定の場合にデータを消去させる権利
• 一定の場合にデータの処理を制限させる権利
• データをポータブルな形式で受け取る権利、または他の組織に移転させる権利
• 当社の正当な利益に基づく処理に異議を唱える権利、およびダイレクトマーケティングにいつでも異議を唱える権利
• 法的効果またはそれと同様の重大な影響を及ぼす、自動処理のみに基づく決定の対象とならない権利
• 当社が同意に依拠している場合に、いつでも同意を撤回する権利

これらの権利を行使するには、[email protected] までご連絡ください。当社は 1 か月以内に回答します。その前に本人確認をお願いする場合があります。人材紹介会社がアップロードした履歴書に関するご請求については、第 1 項をご覧ください。

14. 苦情の申立て

当社による個人データの取扱いにご不満がある場合は、まず [email protected] までお知らせください。問題の解決に努めます。

お客様は、英国情報コミッショナー事務局（ICO）に対し、ico.org.uk/make-a-complaint または電話（+44 303 123 1113）で苦情を申し立てる権利も有しています。欧州連合にお住まいの方は、お住まいの国のデータ保護当局に申し立てることもできます。

15. 本ポリシーの変更

当社のサービスまたは法令が変わった場合、本ポリシーを更新します。冒頭の日付は最終更新日を示しています。重要な変更を行う場合は、アカウント保有者にメールまたはプラットフォーム上でお知らせします。Formatix の利用に関する契約は、当社の利用規約に定めています。