Personalberatungen verschicken nicht nur Lebensläufe. Ein Suchmandat erzeugt Assessment-Berichte, Unterlagen für Vorstand und Aufsichtsrat, anonymisierte Profile für vertrauliche Longlists, Shortlist-Präsentationen und zunehmend Zusammenfassungen psychometrischer Ergebnisse. Alles davon muss aussehen, als käme es aus Ihrer Beratung. Die meisten Werkzeuge für Kandidatenprofile wurden für Personaldienstleister gebaut, bei denen die Arbeit mit einem Profil im Firmenlayout endet.
Wir haben die Werkzeuge verglichen, nach denen uns Beratungen im DACH-Raum am häufigsten fragen. Eines davon stellen wir selbst her. Deshalb halten wir uns an das, was jeder Anbieter auf seiner Website veröffentlicht, und sagen offen, wo ein anderes Werkzeug die bessere Wahl ist.
| Werkzeug | Am besten geeignet für | Ausgabeformate | Integrationen | Preis |
|---|---|---|---|---|
| Formatix AI | Dokumente der Personalberatung über den Lebenslauf hinaus | Word, PowerPoint, Excel, PDF | JobAdder, API, ChatGPT/Claude über MCP | Ab £20 pro Monat; 10 kostenlose Credits |
| regrooter | Personaldienstleister, die Profile und CRM/ATS aus einer Hand wollen | Word, als PDF gespeichert | Eigenes CRM/ATS, Indeed-Multiposting, Karriereseite | €100 pro Nutzer und Monat (100 Credits) |
| GoProfile | Personaldienstleister im DACH-Raum mit Matching und Pool-Suche | Jeannie, HR4YOU, Mentrix | Nicht veröffentlicht; 14 Tage Test | |
| talentkiwi | Agenturen, die Profile mit Arbeitsmarktdaten verbinden und Daten in der Schweiz halten wollen | Word, PDF, PowerPoint | CRM/ATS-Anbindung auf Anfrage | Nicht veröffentlicht; 30 Tage Test |
| ProfileGen | Firmen, die keine Kandidatendaten in eine Cloud geben wollen | Word-Vorlagen | Keine angegeben | Einmallizenz ab €1.000, Vorlagen ab €400 |
| Saply | Berater, die in Word, Google Docs und Outlook arbeiten | DOCX, PDF | Enterprise-Tarif: Bullhorn, Carerix, Spott, Loxo | Ab £200 pro Monat, jährliche Abrechnung, Preis nach Volumen |
1. Formatix AI
Am besten geeignet für: Beratungen, die mehr als Lebensläufe verschicken
Formatix ist eine Plattform aus London, die die Dokumente erstellt, an denen ein Suchmandat gemessen wird, in der bestehenden Vorlage Ihrer Beratung. Sie geben ein Dokument vor, das Sie heute schon an Klienten schicken, und Formatix übernimmt Schriften, Farben, Abstände und Layout.
Formatix bewertet keine Kandidaten und interpretiert keine psychometrischen Ergebnisse. Das Urteil gehört der Beraterin oder dem Berater, Formatix erstellt das Dokument. Formatix ist mit keinem Herausgeber psychometrischer Verfahren verbunden und wird von keinem empfohlen.
- Assessment-Berichte: Interviewnotizen, Lebenslauf, Kompetenzbewertungen und psychometrische Ergebnisse in Ihrem Berichtslayout.
- Vorstands- und CEO-Berichte: einseitige Kurzprofile, Berichte für den Nominierungsausschuss und anonymisierte Profile für vertrauliche Longlists.
- Longlist- und Shortlist-Präsentationen: eine PowerPoint-Folie je Kandidat und ein passender Excel-Tracker.
- Nachfolgeplanung und Talent Reviews: 9-Box-Grids, Nachfolgelisten und Nachfolgerprofile für Personalvorstände und Talent-Teams.
- Psychometrische Ergebnisse in Ihrem Bericht: Hogan-, SHL-, Saville-Wave- oder DISC-Ergebnisse, die Ihnen bereits vorliegen, als Grafiken in Ihrem Hausstil.
- Lebensläufe in jedem Layout und in über 40 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch und Französisch.
- Verarbeitung in Großbritannien und der EU nach DSGVO; hochgeladene Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
- Im Browser, per E-Mail, über eine API, mit JobAdder und direkt aus ChatGPT, Claude oder Perplexity.
Weniger geeignet für: Firmen, die ein komplettes Recruiting-CRM mit Multiposting suchen (dort ist regrooter breiter aufgestellt) oder Kandidatendaten ausschließlich lokal verarbeiten wollen (dort passt ProfileGen besser).
2. regrooter
Am besten geeignet für: Personaldienstleister, die Profilerstellung und CRM/ATS aus einer Hand wollen
regrooter ist eine deutsche Recruiting-Software für Personaldienstleister, die KI-Kandidatenprofile mit einem CRM/ATS, Indeed-Multiposting und einer Karriereseite verbindet. Laut regrooter.de laden Sie einen Lebenslauf hoch, wählen eine Kundenvorlage und erhalten in etwa 30 Sekunden ein bearbeitbares Profil in Ihrer Word-Vorlage, auf deutschen Servern.
Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat, monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr: ein kostenloser Test mit 10 Credits, Premium für €100 (100 Credits, eine Kundenvorlage) und Enterprise für €150 (150 Credits, unbegrenzte Vorlagen).
Weniger geeignet für: PowerPoint-Shortlists, Excel-Tracker oder Berichte der Personalberatung wie Assessment-Berichte, die nicht zum veröffentlichten Funktionsumfang gehören.
3. GoProfile
Am besten geeignet für: Personaldienstleister im DACH-Raum mit Matching und Pool-Suche
GoProfile aus Wien ist eine KI-Plattform für Kandidatenmanagement, gebaut für Personaldienstleister im DACH-Raum. Laut goprofile.ai liest sie Lebensläufe, Referenzen und Zeugnisse (PDF, Word, JPG, PNG) in über 50 Sprachen und erstellt ein formatiertes Kandidatenprofil in Ihrem Layout, exportiert als PDF, dazu KI-Pool-Suche, Matching und Profil-Tracking. Integrationen gibt es mit Jeannie, HR4YOU und Mentrix.
Es gibt einen 14-tägigen kostenlosen Test; Preise sind nicht veröffentlicht.
Weniger geeignet für: Firmen, die Profile in Word, PowerPoint oder Excel weiterbearbeiten wollen, oder Berichte der Personalberatung wie Assessment-Berichte brauchen, die nicht zum veröffentlichten Funktionsumfang gehören.
4. talentkiwi
Am besten geeignet für: Beratungen, die Kandidatendossiers mit Arbeitsmarktdaten verbinden und Daten in der Schweiz halten wollen
talentkiwi von der Dionitech AG in Zürich verbindet Arbeitsmarktdaten, Matching und Kandidatenprofile für Personaldienstleister und Executive-Search-Agenturen im DACH-Raum. Laut talentkiwi.tech entsteht aus Lebensläufen und Notizen der Recruiter ein bearbeitbares Kandidatenprofil im Design Ihrer Agentur, auf Englisch, Deutsch, Französisch oder Italienisch, als Word, PDF oder PowerPoint.
Ihre Vorlagen werden für Sie eingerichtet, die Daten werden in der Schweiz gespeichert und nach einem Monat gelöscht. Es gibt einen 30-tägigen kostenlosen Test; Preise sind nicht veröffentlicht.
Weniger geeignet für: Excel-Tracker, Präsentationen mit mehreren Kandidaten oder Assessment-Berichte, die nicht zum veröffentlichten Funktionsumfang gehören, und für Profile in anderen Sprachen als den vier genannten.
5. ProfileGen
Am besten geeignet für: Firmen, die keine Kandidatendaten in eine Cloud geben wollen
ProfileGen ist eine lokale Windows-Software für deutsche Personaldienstleister, Personalberatungen und Recruiting-Firmen, die Kandidatenprofile im Corporate Design erstellt. Laut profilegen.shop werden Ihre bestehenden .doc- und .docx-Vorlagen in eine portable ProfileGen.exe eingebaut. Die Kandidatendaten tragen Recruiter selbst ein oder übernehmen sie über einen mitgelieferten Prompt aus einer externen KI ihrer Wahl; es gehen keine Kandidatendaten an einen ProfileGen-Server.
Lizenziert wird einmalig pro Firma mit unbegrenzten Nutzern: ab €1.000 netto, dazu ab €400 je weiterer Vorlage.
Weniger geeignet für: Teams, die den Lebenslauf automatisch auslesen lassen wollen, auf Mac arbeiten oder vor dem Kauf testen möchten (ein Test ist nicht angegeben).
6. Saply
Am besten geeignet für: Berater, die in Word, Google Docs und Outlook arbeiten
Saply aus Ostende (Belgien) ist KI-Software für CV-Formatierung und Matching für Personaldienstleister, Beratungen und Executive-Search-Firmen. Laut saply.ai bringt es jeden Lebenslauf in unter einer Minute in Ihre eigene Vorlage, als DOCX oder PDF, arbeitet direkt in Word, Google Docs, Outlook und Gmail und bietet Übersetzung, Anonymisierung, Gap-Analyse und EU-Ausschreibungs-Matching. Gehostet wird auf Microsoft Azure in der EU, mit ISO-27001-Zertifizierung.
Die Preisseite nennt einen 7-tägigen kostenlosen Test, dann Pro ab £200 pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit einem Preis nach Ihrem CV-Volumen nach einem Audit-Gespräch. ATS-Integrationen, Massenverarbeitung und API-Zugang gehören zum individuell bepreisten Enterprise-Tarif.
Weniger geeignet für: PowerPoint-Shortlists, Excel-Tracker oder Assessment-Berichte, die nicht zum veröffentlichten Funktionsumfang gehören, und für Firmen, die ohne Jahresvertrag starten wollen.
- Sie brauchen nur Kandidatenprofile im Firmenlayout und ein CRM dazu: regrooter.
- Sie arbeiten mit Jeannie, HR4YOU oder Mentrix und wollen Matching und Pool-Suche: GoProfile.
- Daten sollen in der Schweiz bleiben und Profile mit Arbeitsmarktdaten verbunden werden: talentkiwi.
- Kandidatendaten dürfen den eigenen Rechner nicht verlassen: ProfileGen.
- Sie formatieren am liebsten direkt in Word oder Outlook: Saply.
- Sie verschicken Assessment-Berichte, Vorstandsberichte, Shortlist-Präsentationen mit Excel-Tracker oder Nachfolgeplanungs-Unterlagen in Ihrer eigenen Vorlage: Formatix AI.
Welche CV-Formatierungssoftware eignet sich für Personalberatungen im DACH-Raum?
Das hängt davon ab, was Sie an Klienten schicken. Für Kandidatenprofile im Firmenlayout eignen sich regrooter, GoProfile, talentkiwi, ProfileGen und Saply, je nach ATS, Datenstandort und Preismodell. Wenn Ihre Beratung zusätzlich Assessment-Berichte, Vorstands- und CEO-Berichte, anonymisierte Profile, Shortlist-Präsentationen oder Nachfolgeplanungs-Unterlagen in der eigenen Vorlage verschickt, ist Formatix AI dafür gebaut und liefert Word, PowerPoint, Excel und PDF.
Kann eine Software Hogan-, SHL- oder Saville-Ergebnisse in unseren eigenen Assessment-Bericht übernehmen?
Ja. Formatix AI übernimmt die psychometrischen Ergebnisse, die Ihrer Beratung bereits vorliegen, zusammen mit Interviewnotizen und Lebenslauf, und setzt sie mit Grafiken in Ihrem Hausstil in Ihren Assessment-Bericht. Formatix führt die Verfahren nicht durch, wertet sie nicht aus und interpretiert sie nicht. Formatix ist mit den Herausgebern von Hogan, SHL, Saville oder DISC nicht verbunden und wird von ihnen nicht empfohlen.
Welche Werkzeuge liefern PowerPoint-Präsentationen statt nur Word oder PDF?
talentkiwi nennt Kandidatenprofile als Word, PDF und PowerPoint. Formatix AI erstellt Word, PowerPoint, Excel und PDF aus denselben Daten, auch Shortlist-Präsentationen mit einer Folie je Kandidat und einem passenden Excel-Tracker.
Wo werden die Kandidatendaten verarbeitet?
Laut den Anbietern: regrooter auf deutschen Servern, talentkiwi in der Schweiz, Saply auf Microsoft Azure in der EU, ProfileGen nur lokal auf dem eigenen Rechner. Formatix AI verarbeitet Daten in Großbritannien und der EU nach DSGVO und verwendet sie nicht zum Training von KI-Modellen.
Was kostet CV-Formatierungssoftware im DACH-Raum?
Formatix AI beginnt bei £20 pro Monat für 20 Credits, mit 10 kostenlosen Credits zum Testen. regrooter kostet €100 bzw. €150 pro Nutzer und Monat. ProfileGen ist eine Einmallizenz ab €1.000 netto, plus ab €400 je weiterer Vorlage. Saply Pro beginnt bei £200 pro Monat bei jährlicher Abrechnung. GoProfile und talentkiwi veröffentlichen keine Preise.
Die Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren Websites und öffentlichen Einträgen im Oktober 2026 und können sich seitdem geändert haben. Wenn hier etwas nicht mehr stimmt, schreiben Sie an [email protected], und wir korrigieren es.
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