隐私政策

引言

本隐私政策说明，当您访问 formatix.ai、在 platform.formatix.ai 的 Formatix 平台上创建账户、使用我们的 API、MCP 服务器、浏览器扩展或电子邮件格式化服务，或与我们联系时，Formatix AI Limited（以下简称“Formatix”或“我们”）如何收集、使用、存储和共享个人数据。

我们依照《英国通用数据保护条例》（UK GDPR）和《2018 年数据保护法》（Data Protection Act 2018）处理个人数据。在向欧盟客户提供服务时，我们同时适用欧盟《通用数据保护条例》（EU GDPR）。

Formatix AI Limited 已作为数据控制者在英国信息专员办公室（ICO）登记，登记号为 ZC184545。ICO 登记册中的名称为“Formatix Ai Ltd”，与在英格兰和威尔士注册、公司编号为 15626717 的 Formatix AI Limited 为同一家公司。

1. 我们的角色：控制者与处理者

我们作为控制者时。我们决定为自身的账户管理、计费、网站、营销和客户支持而如何以及为何使用个人数据。这包括有关我们客户的用户的信息（例如注册的招聘顾问的姓名和电子邮件）、我们网站的访问者以及与我们联系的人员的信息。

我们作为处理者时。招聘机构、猎头公司和其他企业客户上传简历、候选人资料、测评结果及类似文件，由 Formatix 将其转换为格式化文档。对于这些内容，客户是控制者，我们仅按照客户的书面指示进行处理，以提供客户所要求的服务。

如果您是简历经 Formatix 格式化的候选人，请联系持有您数据的招聘公司行使您的权利。我们会协助该公司回应您的请求。如果您直接与我们联系，在能够识别相关客户的情况下，我们会将您的请求转交给该客户。

我们的数据处理协议（DPA）已在 formatix.ai/dpa 公开发布。它作为我们条款的一部分自动适用于企业客户，无需签署；如需双方签署的副本，请发送电子邮件至 [email protected]。

2. 数据保护联系人

我们的数据保护官（DPO）负责监督我们对个人数据的处理，并解答有关本政策的问题。

如果您对本隐私政策有任何疑问，包括希望行使您的法定权利，请联系我们的数据保护官 Dominic Gonsalves，邮箱：[email protected]。

3. 我们处理的个人数据

根据您使用 Formatix 的方式，我们会处理以下类型的个人数据：

• 账户数据：您的姓名、工作电子邮件地址、公司名称、密码（仅以安全哈希值形式存储）、团队成员关系和设置。
• 计费数据：您的套餐、点数余额、发票、账单地址和国家/地区。银行卡付款由 Stripe 处理；我们不会看到或存储您的完整卡号。
• 客户内容：简历、候选人资料、测评报告、模板、品牌素材以及平台生成的文档。候选人文档通常包含姓名、联系方式、工作经历、教育背景和技能，也可能包含照片。使用我们委托项目与人才管道工具的客户，还可以创建或导入候选人和联系人记录、备注及联络消息，并连接其自有的招聘管理系统（ATS）、电子邮件账户或数据补全服务。
• 使用数据和技术数据：IP 地址、浏览器和设备类型、日志记录、所使用的功能、消耗的点数以及错误报告。我们使用这些数据来运行、保护和改进服务。
• 网站和营销数据：您如何找到我们的网站（来源网站、着陆页和营销活动标签）、您的 Cookie 选择以及您的沟通偏好。您注册时，我们会记录您来自哪个渠道。
• 往来通信：您通过电子邮件或联系表单发送给我们的消息、演示预约、发送至我们格式化地址（[email protected]）的电子邮件，以及通过招聘页面提交的求职申请。

4. 简历中的特殊类别数据

我们不会向自己的用户索取特殊类别的个人数据，例如健康、种族或民族出身、宗教或哲学信仰、政治观点、工会会员身份、性生活或性取向，以及基因或生物识别数据。

但客户上传的简历和测评文档仍可能包含此类信息，例如候选人的照片、国籍、残障或健康信息、所属团体等。我们仅以处理者身份、仅为生成客户所要求的文档而处理这些内容，不会出于任何其他目的对其进行分析。客户有责任确保上传这些数据具备合法依据，并向候选人提供适当的隐私告知。

5. 我们如何使用个人数据

我们使用个人数据用于：

• 创建和管理您的账户、核实您的身份并保障平台安全；
• 读取您上传的文档，并生成您所要求的格式化简历、资料、演示文稿、电子表格及其他文档；
• 收取付款、管理点数和订阅并保存财务记录；
• 提供支持并发送服务消息，例如文档已就绪或点数即将到期；
• 了解哪些营销渠道带来注册，并改进我们的网站和产品（仅在您同意后使用分析工具）；
• 向企业联系人发送产品资讯和优惠信息，您可随时退订；
• 履行我们的法律义务，以及提起、行使或抗辩法律主张。

6. 合法依据

在我们作为控制者时，我们依据 UK GDPR（以及在适用时的 EU GDPR）下的以下合法依据：

• 合同：为提供您或您的雇主所订购的平台和服务。
• 正当利益：为保护和改进我们的服务、防止欺诈和滥用、支持企业客户，以及向企业联系人推广我们的服务。我们会将这些利益与您的权利进行权衡。
• 同意：适用于我们网站上的分析类 Cookie 及类似技术。您可随时撤回同意。
• 法律义务：例如保存会计和税务记录。

在我们作为客户内容的处理者时，处理的合法依据由客户确定。

7. 人工智能

Formatix 使用 AI 模型读取上传的文档并填写模板。文档文本仅为生成您所要求的成果而发送给下文列出的 AI 服务提供商。

我们不会使用客户内容（包括简历和候选人文档）训练 AI 模型。我们依据相关条款或账户设置使用 AI 服务提供商，根据这些条款或设置，提供商不会使用这些内容训练其模型。

AI 输出可能存在错误，因此用户在将文档发送给客户之前应进行审阅。部分功能可帮助用户总结、比较或排序候选人；有关候选人的任何决定均由我们的客户作出，而非 Formatix。

7a. Interviews: calendars, meetings and Google user data

If you use Formatix Interviews, you can connect your Google or Microsoft calendar so that Formatix can take notes from your interviews. You choose which meetings are recorded: nothing is captured unless you switch recording on for that meeting and confirm the candidate has agreed.

What we access from Google, with your permission:

• Your email address (openid, userinfo.email): to identify the Google account you connected.
• Your calendar events (calendar.events): to list your upcoming meetings so you can choose which interviews to record, and to keep a recorded meeting in step if it moves or is cancelled. We read the title, time, attendees and meeting link. We do not create, change or delete events for this feature.
• Your free/busy information (calendar.freebusy): to suggest interview times on booking pages you publish.
• Google Meet conference information (meetings.space.readonly): after an interview you chose to record, to read that meeting's transcript so Formatix can turn it into notes for you to check.

We use this data only to provide these features to you. Transcripts and notes are stored in your Formatix account, shown only to you (and to colleagues in your firm where you share them), and deleted when you delete the interview or your account. You can disconnect your calendar at any time in Formatix or in your Google Account settings, and we then delete the stored access tokens.

Limited Use: Formatix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not sell Google user data, use it for advertising, or use it to train AI models (ours or anyone else's). People at Formatix do not read it, except with your permission, to investigate a problem you report, for security reasons, or where the law requires.

Microsoft calendars and Teams transcripts are handled the same way, with the Microsoft permissions you grant. If you send our meeting notetaker to a call (for example Zoom), the recording is made by our provider Recall.ai and deleted from their systems once Formatix has the transcript; the audio is not kept.

8. 服务提供商（分处理者）及其他接收方

我们仅与帮助我们运营 Formatix 的服务提供商共享个人数据，并通过合同要求其保护这些数据且仅按照我们的指示使用。我们目前的服务提供商包括：

• Amazon Web Services：在伦敦托管 Formatix 平台、其数据库以及我们的网站；存储上传的文件和文档预览（Amazon S3）。
• Microsoft（Azure）：使用 Azure AI Document Intelligence 对上传文档进行文字识别（OCR）。
• Google：使用 Gemini API 对文档文本进行 AI 处理；使用 Google 云端硬盘、文档和幻灯片存储和转换文档；从我们的 [email protected] 地址发送电子邮件；使用 Google Analytics 进行网站分析（仅在您接受分析类 Cookie 后）。
• Anthropic：使用 Claude 模型进行 AI 处理，用于读取文档、填写和构建模板以及提供助手功能。
• OpenAI：在我们的主要 AI 模型不可用时作为备用的 AI 处理；在我们网站上进行广告效果衡量（ChatGPT Ads 像素）。
• Microsoft 365：我们的企业电子邮件（包括电子邮件格式化服务 [email protected]）以及演示预约。
• Stripe：支付处理和订阅计费。
• Cloudflare：为平台提供网络安全、DNS 和内容分发。
• LinkedIn：广告效果衡量（LinkedIn Insight Tag）。
• FreeAgent：开具发票和会计。
• 您选择的集成：如果客户连接招聘管理系统或 CRM（如 JobAdder、Salesforce 或 HubSpot）、其自有的 Gmail 或 Outlook 邮箱、Microsoft Teams，或数据补全或消息服务（如 Apollo、Hunter、Lusha、People Data Labs、Twilio 或 WhatsApp），我们会按照客户的指示与该服务交换数据。

我们还可能向专业顾问、在出售或重组业务时向买方或投资者（须遵守保密义务）披露个人数据，或在法律要求时（例如依据法院命令）披露个人数据。我们不会出售个人数据。

当我们新增或更换服务提供商时，会更新本列表。已签署 DPA 的企业客户将按照 DPA 的约定获悉新的分处理者。

9. 跨境传输

我们的部分服务提供商（包括 AI 服务提供商）位于英国和欧洲经济区以外的国家（例如美国），或可能在这些国家处理个人数据。

当个人数据被传输至英国或欧洲经济区以外时，我们会确保其受到适当保障措施的保护，例如英国充分性认定法规（包括适用于经认证美国公司的 UK-US Data Bridge）、欧盟-美国数据隐私框架、英国国际数据传输协议（IDTA），或附有英国附录（UK Addendum）的欧盟委员会标准合同条款。您可以向我们索取有关特定传输所采用保障措施的信息。

10. 我们保存个人数据的期限

我们仅在必要期限内保存个人数据：

• 账户数据在您的账户有效期间保存。账户关闭后，除因法律原因必须保留外，我们会应要求删除或匿名化处理。
• 客户内容（上传的简历和生成的文档）在客户账户有效期间保存，以便用户可以再次查看和下载其文档，除非客户将其删除。团队所有者可以设置 30、60、90 或 365 天的保存期限，期满后记录将自动从账户中移除。客户可随时要求我们删除已存储的文件。
• 发送至 [email protected] 的电子邮件在处理完成约 24 小时后从处理邮箱中移除。
• 上传至我们网站免费演示的文件在 24 小时后删除。
• AI 搜索工具中的候选人搜索结果在 90 天后删除，通过数据补全获得的联系方式也会同时删除。
• 计费和会计记录按照英国税法和公司法的要求保存，通常为六年。
• 往来通信和支持请求在处理所需期间及其后的合理期间内保存。

11. 安全

我们采取与风险相适应的技术和组织措施，包括传输加密（HTTPS）、存储数据加密、系统访问控制、对服务器实行受限的基于密钥的管理员访问，以及对代码和基础设施进行安全审查。

没有任何系统是绝对安全的。如果发生可能对您的权利造成风险的个人数据泄露，我们将依法通知 ICO、受影响的客户，并在需要时通知您。

12. Cookie 及类似技术

Cookie 是网站存储在您浏览器中的小型文本文件。您首次访问 formatix.ai 时，我们会询问您是否接受分析类 Cookie。您的选择会保存在浏览器中，您可以通过清除我们网站的浏览器存储数据来更改选择。

• 必要的 Cookie 和存储：在平台上，用于保持您的登录状态、保护表单免受跨站请求伪造（CSRF）攻击以及显示一次性消息的 Cookie；在网站上，您的 Cookie 选择。这些是服务运行所必需的，无需征得同意。
• 分析（仅在您接受后）：Google Analytics 4，用于了解访问者如何使用网站；以及两个第一方 Cookie fx_src 和 fx_last，最长 90 天记录您首次和最近一次找到我们的方式（来源网站、着陆页和营销活动标签），以便我们了解哪些渠道带来注册。您创建账户时，平台会读取这些 Cookie，并将注册渠道保存到您的账户中。
• 广告效果衡量：我们的网站和平台注册页面包含 LinkedIn Insight Tag 和 OpenAI（ChatGPT Ads）衡量像素，帮助我们衡量在这些服务上投放广告的效果。它们可能设置或读取 Cookie，并将您的 IP 地址、浏览器信息、访问的页面以及是否完成注册等信息发送给 LinkedIn 和 OpenAI，这两家公司依据其各自的隐私政策处理这些信息。

在未获同意的情况下，我们网站上的注册链接仍会将来源页面和营销活动标签（仅限本次访问）传递给平台，以便我们记录您的注册渠道。

13. 您的权利

根据 UK GDPR（以及在适用时的 EU GDPR），您有权：

• 获知您的个人数据如何被使用；
• 访问我们持有的有关您的个人数据；
• 更正不准确的数据；
• 在特定情况下删除您的数据；
• 在特定情况下限制对您数据的处理；
• 以可携带的格式获取您的数据，或将其传输给其他组织；
• 反对基于我们正当利益的处理，并可随时反对直接营销；
• 不受仅基于自动化处理、产生法律效力或类似重大影响的决定的约束；
• 在我们依据同意进行处理时，随时撤回同意。

如需行使上述任何权利，请发送电子邮件至 [email protected]。我们将在一个月内回复，并可能需要先核实您的身份。如果您的请求涉及招聘公司上传的简历，请参阅第 1 节。

14. 如何投诉

如果您对我们处理您个人数据的方式不满意，请先通过 [email protected] 告知我们，以便我们设法解决。

您也有权通过 ico.org.uk/make-a-complaint 或致电 +44 303 123 1113 向英国信息专员办公室（ICO）投诉。如果您位于欧盟，也可以向您所在国家的数据保护机构投诉。

15. 本政策的变更

当我们的服务或法律发生变化时，我们会更新本政策。页首日期为最后更新日期。如有重大变更，我们会通过电子邮件或在平台内通知账户持有人。使用 Formatix 的合同条款见我们的服务条款。