Privacybeleid

Inleiding

Dit privacybeleid legt uit hoe Formatix AI Limited ("Formatix", "wij", "ons") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en deelt wanneer je formatix.ai bezoekt, een account aanmaakt op het Formatix-platform op platform.formatix.ai, onze API, MCP-server, browserextensie of e-mailopmaakdienst gebruikt, of contact met ons opneemt.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Britse Algemene Verordening Gegevensbescherming (UK GDPR) en de Data Protection Act 2018. Waar wij onze diensten aanbieden aan klanten in de Europese Unie, passen wij ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (AVG) toe.

Formatix AI Limited is bij het Britse Information Commissioner's Office (ICO) geregistreerd als verwerkingsverantwoordelijke onder registratienummer ZC184545. In het ICO-register staan wij vermeld als "Formatix Ai Ltd"; dat is hetzelfde bedrijf als Formatix AI Limited, bedrijfsnummer 15626717, geregistreerd in Engeland en Wales.

1. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wij bepalen hoe en waarom persoonsgegevens worden gebruikt voor onze eigen accounts, facturatie, website, marketing en klantenondersteuning. Dit betreft informatie over de gebruikers van onze klanten (bijvoorbeeld de naam en het e-mailadres van een recruiter die zich aanmeldt), bezoekers van onze website en mensen die contact met ons opnemen.

Wanneer wij verwerker zijn. Recruitmentbureaus, executive-searchbureaus en andere zakelijke klanten uploaden cv's, kandidaatprofielen, assessmentresultaten en vergelijkbare documenten zodat Formatix er opgemaakte documenten van maakt. Voor die inhoud is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij de gegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van de klant, om de gevraagde dienst te leveren.

Ben je een kandidaat van wie het cv met Formatix is opgemaakt? Neem dan voor het uitoefenen van je rechten contact op met het recruitmentbureau dat je gegevens bewaart. Wij helpen dat bureau om op je verzoek te reageren. Als je rechtstreeks contact met ons opneemt, sturen wij je verzoek door naar de betreffende klant als wij die kunnen identificeren.

Onze verwerkersovereenkomst (DPA) staat op formatix.ai/dpa. Die geldt automatisch voor zakelijke klanten als onderdeel van onze Voorwaarden, zonder ondertekening; mail naar [email protected] voor een medeondertekend exemplaar.

2. Contactpersoon gegevensbescherming

Onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op hoe wij met persoonsgegevens omgaan en beantwoordt vragen over dit beleid.

Heb je vragen over dit privacybeleid, waaronder verzoeken om je wettelijke rechten uit te oefenen? Neem dan contact op met onze FG, Dominic Gonsalves, via [email protected].

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van hoe je Formatix gebruikt, verwerken wij de volgende soorten persoonsgegevens:

• Accountgegevens: je naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam, wachtwoord (alleen opgeslagen als veilige hash), teamlidmaatschap en instellingen.
• Factuurgegevens: je abonnement, creditsaldo, facturen, factuuradres en land. Kaartbetalingen worden afgehandeld door Stripe; wij zien en bewaren je volledige kaartnummer niet.
• Klantinhoud: cv's, kandidaatprofielen, assessmentrapporten, sjablonen, merkmateriaal en de documenten die het platform maakt. Kandidaatdocumenten bevatten doorgaans namen, contactgegevens, werkervaring, opleiding en vaardigheden en kunnen foto's bevatten. Klanten die onze mandaat- en pipelinetools gebruiken, kunnen ook kandidaat- en contactrecords, notities en benaderingsberichten aanmaken of importeren en hun eigen ATS, e-mailaccount of dataverrijkingsdienst koppelen.
• Gebruiks- en technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaattype, logbestanden, gebruikte functies, verbruikte credits en foutrapporten. Wij gebruiken deze om de dienst te laten werken, te beveiligen en te verbeteren.
• Website- en marketinggegevens: hoe je onze website hebt gevonden (verwijzende site, landingspagina en campagnetags), je cookiekeuze en je communicatievoorkeuren. Bij je aanmelding leggen wij vast via welk kanaal je bij ons kwam.
• Correspondentie: berichten die je ons per e-mail of via ons contactformulier stuurt, demoboekingen, e-mails aan ons opmaakadres ([email protected]) en sollicitaties via onze vacaturepagina.

4. Bijzondere persoonsgegevens in cv's

Wij vragen onze eigen gebruikers niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, of genetische of biometrische gegevens.

Cv's en assessmentdocumenten die onze klanten uploaden kunnen zulke informatie toch bevatten, bijvoorbeeld een foto van een kandidaat, nationaliteit, informatie over een handicap of gezondheid, of lidmaatschappen. Wij verwerken die inhoud uitsluitend als verwerker, alleen om de documenten te maken waar onze klant om heeft gevraagd, en analyseren haar niet voor andere doeleinden. Klanten zijn ervoor verantwoordelijk dat zij een rechtsgrond hebben om deze gegevens te uploaden en kandidaten passend te informeren.

5. Hoe wij persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• je account aan te maken en te beheren, je identiteit te controleren en het platform te beveiligen;
• de documenten die je uploadt te lezen en de gevraagde opgemaakte cv's, profielen, presentaties, spreadsheets en andere documenten te maken;
• betalingen te verwerken, credits en abonnementen te beheren en een financiële administratie bij te houden;
• ondersteuning te bieden en servicemeldingen te sturen, bijvoorbeeld dat een document klaar is of dat credits binnenkort verlopen;
• te begrijpen welke marketingkanalen aanmeldingen opleveren en onze website en ons product te verbeteren (met analyses alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven);
• productnieuws en aanbiedingen te sturen aan zakelijke contacten, waarvoor je je op elk moment kunt afmelden;
• aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen en rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

6. Rechtsgronden

Waar wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, baseren wij ons op de volgende rechtsgronden uit de UK GDPR (en de AVG waar die van toepassing is):

• Overeenkomst: om het platform en de diensten te leveren waarvoor jij of je werkgever zich heeft aangemeld.
• Gerechtvaardigd belang: om onze dienst te beveiligen en te verbeteren, fraude en misbruik te voorkomen, zakelijke klanten te ondersteunen en onze diensten bij zakelijke contacten onder de aandacht te brengen. Wij wegen deze belangen af tegen jouw rechten.
• Toestemming: voor analytische cookies en vergelijkbare technieken op onze website. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld het bewaren van boekhoudkundige en fiscale gegevens.

Waar wij voor klantinhoud als verwerker optreden, bepaalt de klant de rechtsgrond voor de verwerking.

7. Kunstmatige intelligentie

Formatix gebruikt AI-modellen om geüploade documenten te lezen en sjablonen in te vullen. Documenttekst wordt alleen naar de hieronder genoemde AI-aanbieders gestuurd om het resultaat te maken waar je om hebt gevraagd.

Wij gebruiken klantinhoud, waaronder cv's en kandidaatdocumenten, niet om AI-modellen te trainen. Wij gebruiken onze AI-aanbieders onder voorwaarden of accountinstellingen waaronder zij die inhoud niet gebruiken om hun modellen te trainen.

AI-resultaten kunnen fouten bevatten; gebruikers moeten documenten daarom controleren voordat ze die naar klanten sturen. Sommige functies helpen gebruikers om kandidaten samen te vatten, te vergelijken of te rangschikken; elke beslissing over een kandidaat wordt genomen door onze klant, niet door Formatix.

7a. Interviews: calendars, meetings and Google user data

If you use Formatix Interviews, you can connect your Google or Microsoft calendar so that Formatix can take notes from your interviews. You choose which meetings are recorded: nothing is captured unless you switch recording on for that meeting and confirm the candidate has agreed.

What we access from Google, with your permission:

• Your email address (openid, userinfo.email): to identify the Google account you connected.
• Your calendar events (calendar.events): to list your upcoming meetings so you can choose which interviews to record, and to keep a recorded meeting in step if it moves or is cancelled. We read the title, time, attendees and meeting link. We do not create, change or delete events for this feature.
• Your free/busy information (calendar.freebusy): to suggest interview times on booking pages you publish.
• Google Meet conference information (meetings.space.readonly): after an interview you chose to record, to read that meeting's transcript so Formatix can turn it into notes for you to check.

We use this data only to provide these features to you. Transcripts and notes are stored in your Formatix account, shown only to you (and to colleagues in your firm where you share them), and deleted when you delete the interview or your account. You can disconnect your calendar at any time in Formatix or in your Google Account settings, and we then delete the stored access tokens.

Limited Use: Formatix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not sell Google user data, use it for advertising, or use it to train AI models (ours or anyone else's). People at Formatix do not read it, except with your permission, to investigate a problem you report, for security reasons, or where the law requires.

Microsoft calendars and Teams transcripts are handled the same way, with the Microsoft permissions you grant. If you send our meeting notetaker to a call (for example Zoom), the recording is made by our provider Recall.ai and deleted from their systems once Formatix has the transcript; the audio is not kept.

8. Dienstverleners (subverwerkers) en andere ontvangers

Wij delen persoonsgegevens alleen met dienstverleners die ons helpen Formatix te laten werken, op basis van overeenkomsten die hen verplichten de gegevens te beschermen en alleen volgens onze instructies te gebruiken. Onze huidige dienstverleners zijn:

• Amazon Web Services: hosting van het Formatix-platform, de database en onze website in Londen; opslag van geüploade bestanden en documentvoorbeelden (Amazon S3).
• Microsoft (Azure): tekstherkenning (OCR) van geüploade documenten met Azure AI Document Intelligence.
• Google: AI-verwerking van documenttekst met de Gemini-API; opslag en conversie van documenten met Google Drive, Docs en Slides; e-mail verzonden vanaf ons adres [email protected]; websiteanalyse met Google Analytics (alleen nadat je analytische cookies hebt geaccepteerd).
• Anthropic: AI-verwerking met Claude-modellen, gebruikt om documenten te lezen, sjablonen in te vullen en te bouwen en assistentfuncties aan te sturen.
• OpenAI: AI-verwerking als uitwijkmogelijkheid wanneer ons belangrijkste AI-model niet beschikbaar is; advertentiemeting op onze website (ChatGPT Ads-pixel).
• Microsoft 365: onze zakelijke e-mail, inclusief de e-mailopmaakdienst [email protected], en demoboekingen.
• Stripe: betalingsverwerking en abonnementsfacturatie.
• Cloudflare: netwerkbeveiliging, DNS en contentlevering voor het platform.
• LinkedIn: advertentiemeting (LinkedIn Insight Tag).
• FreeAgent: facturatie en boekhouding.
• Integraties die je zelf kiest: als een klant een ATS of CRM koppelt (zoals JobAdder, Salesforce of HubSpot), zijn eigen Gmail- of Outlook-mailbox, Microsoft Teams, of een dataverrijkings- of berichtendienst (zoals Apollo, Hunter, Lusha, People Data Labs, Twilio of WhatsApp), wisselen wij op instructie van de klant gegevens uit met die dienst.

Wij kunnen persoonsgegevens ook verstrekken aan professionele adviseurs, aan een koper of investeerder in verband met een verkoop of reorganisatie van ons bedrijf (onder geheimhouding), of wanneer de wet dat vereist, bijvoorbeeld op grond van een rechterlijk bevel. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij werken deze lijst bij wanneer wij een dienstverlener toevoegen of wijzigen. Zakelijke klanten met een verwerkersovereenkomst worden over nieuwe subverwerkers geïnformeerd zoals in die overeenkomst is bepaald.

9. Internationale doorgifte

Sommige van onze dienstverleners, waaronder onze AI-aanbieders, zijn gevestigd in of kunnen persoonsgegevens verwerken in landen buiten het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte, zoals de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk of de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat ze worden beschermd door een passende waarborg, zoals Britse adequaatheidsregelingen (waaronder de UK-US Data Bridge voor gecertificeerde Amerikaanse bedrijven), het EU-VS Data Privacy Framework, de Britse International Data Transfer Agreement (IDTA) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie met het UK Addendum. Je kunt ons vragen welke waarborg voor een bepaalde doorgifte wordt gebruikt.

10. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• Accountgegevens worden bewaard zolang je account actief is. Wanneer een account wordt opgeheven, verwijderen of anonimiseren wij de gegevens op verzoek, tenzij wij ze om wettelijke redenen moeten bewaren.
• Klantinhoud (geüploade cv's en gemaakte documenten) wordt bewaard zolang het account van de klant actief is, zodat gebruikers hun documenten opnieuw kunnen bekijken en downloaden, tenzij de klant ze verwijdert. Teameigenaren kunnen een bewaartermijn van 30, 60, 90 of 365 dagen instellen, waarna records automatisch uit het account worden verwijderd. Klanten kunnen ons op elk moment vragen opgeslagen bestanden te verwijderen.
• E-mails aan [email protected] worden ongeveer 24 uur na verwerking uit de verwerkingsmailbox verwijderd.
• Bestanden die in de gratis demo op onze website worden geüpload worden na 24 uur verwijderd.
• Zoekresultaten voor kandidaten in onze AI-zoektools worden na 90 dagen verwijderd; contactgegevens die via verrijking zijn gevonden, worden tegelijk verwijderd.
• Factuur- en boekhoudgegevens worden bewaard zolang de Britse belasting- en vennootschapswetgeving dat vereist, doorgaans zes jaar.
• Correspondentie en supportverzoeken worden bewaard zolang nodig is om ze af te handelen en daarna gedurende een redelijke periode.

11. Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico, waaronder versleuteling tijdens verzending (HTTPS), versleuteling van opgeslagen gegevens, toegangscontrole op onze systemen, beperkte, sleutelgebaseerde beheerderstoegang tot onze servers en beveiligingsreviews van onze code en infrastructuur.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Als zich een datalek voordoet dat waarschijnlijk een risico vormt voor je rechten, melden wij dat aan het ICO, aan onze betrokken klanten en, waar vereist, aan jou, zoals de wet voorschrijft.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Cookies zijn kleine tekstbestanden die een website in je browser plaatst. Bij je eerste bezoek aan formatix.ai vragen wij of je analytische cookies accepteert. Je keuze wordt in je browser opgeslagen; je kunt die wijzigen door de browseropslag voor onze site te wissen.

• Noodzakelijke cookies en opslag: op het platform cookies die je ingelogd houden, formulieren beschermen tegen cross-site request forgery en eenmalige meldingen tonen; op de website je cookiekeuze. Deze zijn nodig om de dienst te laten werken en vereisen geen toestemming.
• Analyse (alleen als je accepteert): Google Analytics 4, dat ons laat zien hoe bezoekers de website gebruiken, en twee first-party cookies, fx_src en fx_last, die maximaal 90 dagen onthouden hoe je ons de eerste en laatste keer vond (verwijzende site, landingspagina en campagnetags), zodat wij weten welke kanalen aanmeldingen opleveren. Wanneer je een account aanmaakt, leest het platform deze cookies en slaat het aanmeldkanaal op in je account.
• Advertentiemeting: onze website en de aanmeldpagina's van het platform bevatten de LinkedIn Insight Tag en de meetpixel van OpenAI (ChatGPT Ads), waarmee wij de resultaten van onze advertenties op die diensten meten. Ze kunnen cookies plaatsen of uitlezen en informatie zoals je IP-adres, browsergegevens, de pagina's die je bezoekt en of je een aanmelding hebt voltooid naar LinkedIn en OpenAI sturen, die deze informatie verwerken volgens hun eigen privacybeleid.

Zonder toestemming geven de aanmeldlinks op onze website toch de pagina waar je vandaan kwam en eventuele campagnetags door aan het platform, alleen voor dat bezoek, zodat wij je aanmeldkanaal kunnen vastleggen.

13. Jouw rechten

Op grond van de UK GDPR (en de AVG waar die van toepassing is) heb je het recht om:

• geïnformeerd te worden over hoe je persoonsgegevens worden gebruikt;
• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over je hebben;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• in bepaalde gevallen je gegevens te laten wissen;
• in bepaalde gevallen de verwerking van je gegevens te laten beperken;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen of aan een andere organisatie te laten doorgeven;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en op elk moment tegen direct marketing;
• niet te worden onderworpen aan besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen hebben;
• je toestemming op elk moment in te trekken, waar wij ons op toestemming baseren.

Mail naar [email protected] om een van deze rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen een maand en moeten mogelijk eerst je identiteit controleren. Gaat je verzoek over een cv dat door een recruitmentbureau is geüpload, zie dan paragraaf 1.

14. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met je persoonsgegevens zijn omgegaan? Laat het ons dan eerst weten via [email protected], zodat wij kunnen proberen het op te lossen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij het Britse Information Commissioner's Office (ICO) via ico.org.uk/make-a-complaint of op +44 303 123 1113. Woon je in de Europese Unie, dan kun je ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in je land (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens).

15. Wijzigingen in dit beleid

Wij werken dit beleid bij wanneer onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan geeft aan wanneer het voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij accounthouders per e-mail of in het platform. Onze Servicevoorwaarden beschrijven de overeenkomst voor het gebruik van Formatix.