Politique de confidentialité

Introduction

La présente politique de confidentialité explique comment Formatix AI Limited (« Formatix », « nous ») collecte, utilise, conserve et partage des données personnelles lorsque vous visitez formatix.ai, créez un compte sur la plateforme Formatix à l'adresse platform.formatix.ai, utilisez notre API, notre serveur MCP, notre extension de navigateur ou notre service de mise en forme par e-mail, ou lorsque vous nous contactez.

Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (UK GDPR) et au Data Protection Act 2018. Lorsque nous proposons nos services à des clients de l'Union européenne, nous appliquons également le Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD).

Formatix AI Limited est enregistrée auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) du Royaume-Uni en tant que responsable du traitement sous le numéro ZC184545. Le registre de l'ICO nous mentionne sous le nom « Formatix Ai Ltd », qui désigne la même société que Formatix AI Limited, numéro d'immatriculation 15626717, enregistrée en Angleterre et au pays de Galles.

1. Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant

Lorsque nous sommes responsable du traitement. Nous déterminons comment et pourquoi les données personnelles sont utilisées pour nos propres comptes, la facturation, notre site web, notre marketing et notre support client. Cela concerne les informations relatives aux utilisateurs de nos clients (par exemple le nom et l'e-mail d'un recruteur qui s'inscrit), les visiteurs de notre site et les personnes qui nous contactent.

Lorsque nous sommes sous-traitant. Les cabinets de recrutement, les cabinets de chasse de têtes et nos autres clients professionnels téléchargent des CV, des profils de candidats, des résultats d'évaluation et des documents similaires afin que Formatix les transforme en documents mis en forme. Pour ces contenus, le client est le responsable du traitement et nous ne les traitons que sur ses instructions documentées, afin de fournir le service qu'il a demandé.

Si vous êtes un candidat dont le CV a été mis en forme avec Formatix, veuillez contacter le cabinet de recrutement qui détient vos données pour exercer vos droits. Nous aiderons ce cabinet à répondre à votre demande. Si vous nous contactez directement, nous transmettrons votre demande au client concerné lorsque nous pouvons l'identifier.

Notre accord de traitement des données (DPA) est publié sur formatix.ai/dpa. Il s'applique automatiquement à nos clients professionnels dans le cadre de nos Conditions, sans signature ; écrivez à [email protected] pour obtenir un exemplaire contresigné.

2. Contact protection des données

Notre délégué à la protection des données (DPO) veille à la manière dont nous traitons les données personnelles et répond aux questions relatives à la présente politique.

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité, y compris toute demande d'exercice de vos droits, veuillez contacter notre DPO, Dominic Gonsalves, à [email protected].

3. Les données personnelles que nous traitons

Selon la manière dont vous utilisez Formatix, nous traitons les catégories de données personnelles suivantes :

• Données de compte : votre nom, votre adresse e-mail professionnelle, le nom de votre entreprise, votre mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage sécurisé), votre appartenance à une équipe et vos paramètres.
• Données de facturation : votre formule, votre solde de crédits, vos factures, votre adresse de facturation et votre pays. Les paiements par carte sont traités par Stripe ; nous ne voyons ni ne conservons votre numéro de carte complet.
• Contenus clients : CV, profils de candidats, rapports d'évaluation, modèles, éléments de marque et documents produits par la plateforme. Les documents de candidats contiennent généralement des noms, des coordonnées, le parcours professionnel, la formation et les compétences, et peuvent comporter des photographies. Les clients qui utilisent nos outils de gestion de mandats et de pipeline peuvent également créer ou importer des fiches de candidats et de contacts, des notes et des messages d'approche, et connecter leur propre ATS, compte e-mail ou service d'enrichissement de données.
• Données d'utilisation et techniques : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, journaux, fonctionnalités utilisées, crédits consommés et rapports d'erreur. Nous les utilisons pour exploiter, sécuriser et améliorer le service.
• Données du site web et marketing : la façon dont vous avez trouvé notre site (site référent, page d'arrivée et paramètres de campagne), vos choix en matière de cookies et vos préférences de communication. Lors de votre inscription, nous enregistrons le canal par lequel vous êtes arrivé.
• Correspondance : les messages que vous nous envoyez par e-mail ou via notre formulaire de contact, les réservations de démonstration, les e-mails envoyés à notre adresse de mise en forme ([email protected]) et les candidatures envoyées via notre page carrières.

4. Catégories particulières de données dans les CV

Nous ne demandons pas à nos propres utilisateurs de catégories particulières de données, telles que des données de santé, l'origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses ou philosophiques, les opinions politiques, l'appartenance syndicale, la vie ou l'orientation sexuelle, ou des données génétiques ou biométriques.

Les CV et documents d'évaluation téléchargés par nos clients peuvent néanmoins contenir de telles informations, par exemple la photographie d'un candidat, sa nationalité, des informations sur un handicap ou sa santé, ou des appartenances. Nous ne traitons ces contenus qu'en tant que sous-traitant, uniquement pour produire les documents demandés par notre client, et nous ne les analysons à aucune autre fin. Il appartient aux clients de disposer d'une base légale pour les télécharger et de fournir aux candidats une information appropriée.

5. Comment nous utilisons les données personnelles

Nous utilisons les données personnelles pour :

• créer et gérer votre compte, vérifier votre identité et sécuriser la plateforme ;
• lire les documents que vous téléchargez et produire les CV, profils, présentations, tableurs et autres documents mis en forme que vous demandez ;
• encaisser les paiements, gérer les crédits et les abonnements et tenir nos registres financiers ;
• assurer le support et envoyer des messages de service, par exemple qu'un document est prêt ou que des crédits vont bientôt expirer ;
• comprendre quels canaux marketing génèrent des inscriptions et améliorer notre site et notre produit (avec des outils d'analyse uniquement si vous y avez consenti) ;
• envoyer des nouveautés produit et des offres à nos contacts professionnels, ce à quoi vous pouvez vous opposer à tout moment ;
• respecter nos obligations légales et constater, exercer ou défendre des droits en justice.

6. Bases légales

Lorsque nous sommes responsable du traitement, nous nous appuyons sur les bases légales suivantes du UK GDPR (et du RGPD lorsqu'il s'applique) :

• Contrat : pour fournir la plateforme et les services auxquels vous ou votre employeur avez souscrit.
• Intérêts légitimes : pour sécuriser et améliorer notre service, prévenir la fraude et les abus, accompagner nos clients professionnels et promouvoir nos services auprès de contacts professionnels. Nous mettons ces intérêts en balance avec vos droits.
• Consentement : pour les cookies d'analyse et technologies similaires sur notre site. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
• Obligation légale : par exemple la conservation des documents comptables et fiscaux.

Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant pour des contenus clients, c'est le client qui détermine la base légale du traitement.

7. Intelligence artificielle

Formatix utilise des modèles d'IA pour lire les documents téléchargés et remplir les modèles. Le texte des documents n'est transmis aux fournisseurs d'IA mentionnés ci-dessous que pour produire le résultat que vous avez demandé.

Nous n'utilisons pas les contenus clients, y compris les CV et documents de candidats, pour entraîner des modèles d'IA. Nous utilisons nos fournisseurs d'IA selon des conditions ou des paramètres de compte en vertu desquels ils n'utilisent pas ces contenus pour entraîner leurs modèles.

Les résultats produits par l'IA peuvent comporter des erreurs ; les utilisateurs doivent donc relire les documents avant de les envoyer à leurs clients. Certaines fonctionnalités aident les utilisateurs à résumer, comparer ou classer des candidats ; toute décision concernant un candidat est prise par notre client, et non par Formatix.

7a. Interviews: calendars, meetings and Google user data

If you use Formatix Interviews, you can connect your Google or Microsoft calendar so that Formatix can take notes from your interviews. You choose which meetings are recorded: nothing is captured unless you switch recording on for that meeting and confirm the candidate has agreed.

What we access from Google, with your permission:

• Your email address (openid, userinfo.email): to identify the Google account you connected.
• Your calendar events (calendar.events): to list your upcoming meetings so you can choose which interviews to record, and to keep a recorded meeting in step if it moves or is cancelled. We read the title, time, attendees and meeting link. We do not create, change or delete events for this feature.
• Your free/busy information (calendar.freebusy): to suggest interview times on booking pages you publish.
• Google Meet conference information (meetings.space.readonly): after an interview you chose to record, to read that meeting's transcript so Formatix can turn it into notes for you to check.

We use this data only to provide these features to you. Transcripts and notes are stored in your Formatix account, shown only to you (and to colleagues in your firm where you share them), and deleted when you delete the interview or your account. You can disconnect your calendar at any time in Formatix or in your Google Account settings, and we then delete the stored access tokens.

Limited Use: Formatix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not sell Google user data, use it for advertising, or use it to train AI models (ours or anyone else's). People at Formatix do not read it, except with your permission, to investigate a problem you report, for security reasons, or where the law requires.

Microsoft calendars and Teams transcripts are handled the same way, with the Microsoft permissions you grant. If you send our meeting notetaker to a call (for example Zoom), the recording is made by our provider Recall.ai and deleted from their systems once Formatix has the transcript; the audio is not kept.

8. Prestataires (sous-traitants ultérieurs) et autres destinataires

Nous ne partageons des données personnelles qu'avec des prestataires qui nous aident à faire fonctionner Formatix, dans le cadre de contrats qui les obligent à les protéger et à ne les utiliser que sur nos instructions. Nos prestataires actuels sont :

• Amazon Web Services : hébergement de la plateforme Formatix, de sa base de données et de notre site web à Londres ; stockage des fichiers téléchargés et des aperçus de documents (Amazon S3).
• Microsoft (Azure) : reconnaissance de texte (OCR) des documents téléchargés avec Azure AI Document Intelligence.
• Google : traitement par IA du texte des documents avec l'API Gemini ; stockage et conversion de documents avec Google Drive, Docs et Slides ; e-mails envoyés depuis notre adresse [email protected] ; mesure d'audience du site avec Google Analytics (uniquement après acceptation des cookies d'analyse).
• Anthropic : traitement par IA avec les modèles Claude, utilisés pour lire les documents, remplir et créer des modèles et proposer des fonctions d'assistant.
• OpenAI : traitement par IA utilisé en secours lorsque notre modèle d'IA principal est indisponible ; mesure publicitaire sur notre site (pixel ChatGPT Ads).
• Microsoft 365 : notre messagerie professionnelle, y compris le service de mise en forme par e-mail [email protected], et les réservations de démonstration.
• Stripe : traitement des paiements et facturation des abonnements.
• Cloudflare : sécurité réseau, DNS et diffusion de contenu pour la plateforme.
• LinkedIn : mesure publicitaire (LinkedIn Insight Tag).
• FreeAgent : facturation et comptabilité.
• Intégrations de votre choix : si un client connecte un ATS ou un CRM (comme JobAdder, Salesforce ou HubSpot), sa propre boîte Gmail ou Outlook, Microsoft Teams, ou un service d'enrichissement de données ou de messagerie (comme Apollo, Hunter, Lusha, People Data Labs, Twilio ou WhatsApp), nous échangeons des données avec ce service sur instruction du client.

Nous pouvons également communiquer des données personnelles à des conseillers professionnels, à un acquéreur ou investisseur dans le cadre d'une cession ou d'une réorganisation de notre activité (sous réserve de confidentialité), ou lorsque la loi l'exige, par exemple en exécution d'une décision de justice. Nous ne vendons pas de données personnelles.

Nous mettrons cette liste à jour lorsque nous ajouterons ou changerons de prestataire. Les clients professionnels disposant d'un DPA seront informés des nouveaux sous-traitants ultérieurs selon les modalités prévues par le DPA.

9. Transferts internationaux

Certains de nos prestataires, y compris nos fournisseurs d'IA, sont établis ou peuvent traiter des données personnelles dans des pays situés hors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen, comme les États-Unis.

Lorsque des données personnelles sont transférées hors du Royaume-Uni ou de l'EEE, nous veillons à ce qu'elles soient protégées par une garantie appropriée, telle que les règlements d'adéquation du Royaume-Uni (y compris le UK-US Data Bridge pour les entreprises américaines certifiées), le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework), l'International Data Transfer Agreement (IDTA) du Royaume-Uni ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne accompagnées de l'addendum britannique. Vous pouvez nous demander des informations sur la garantie utilisée pour un transfert donné.

10. Durée de conservation des données personnelles

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire :

• Les données de compte sont conservées tant que votre compte est actif. À la clôture d'un compte, nous les supprimons ou les anonymisons sur demande, sauf lorsque nous devons les conserver pour des raisons légales.
• Les contenus clients (CV téléchargés et documents produits) sont conservés tant que le compte du client est actif, afin que les utilisateurs puissent consulter et télécharger à nouveau leurs documents, sauf si le client les supprime. Les propriétaires d'équipe peuvent définir une durée de conservation de 30, 60, 90 ou 365 jours, à l'issue de laquelle les enregistrements sont automatiquement retirés du compte. Les clients peuvent à tout moment nous demander de supprimer les fichiers stockés.
• Les e-mails envoyés à [email protected] sont retirés de la boîte de traitement environ 24 heures après leur traitement.
• Les fichiers téléchargés dans la démo gratuite de notre site sont supprimés après 24 heures.
• Les résultats de recherche de candidats de nos outils de recherche par IA sont supprimés après 90 jours, et les coordonnées obtenues par enrichissement sont supprimées en même temps.
• Les documents de facturation et comptables sont conservés aussi longtemps que l'exige le droit fiscal et le droit des sociétés britanniques, généralement six ans.
• La correspondance et les demandes de support sont conservées le temps nécessaire à leur traitement, puis pendant une durée raisonnable.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement en transit (HTTPS), le chiffrement des données stockées, des contrôles d'accès à nos systèmes, un accès administrateur restreint et par clé à nos serveurs, ainsi que des revues de sécurité de notre code et de notre infrastructure.

Aucun système n'est totalement sûr. En cas de violation de données personnelles susceptible de présenter un risque pour vos droits, nous en informerons l'ICO, nos clients concernés et, le cas échéant, vous-même, conformément à la loi.

12. Cookies et technologies similaires

Les cookies sont de petits fichiers texte qu'un site web dépose dans votre navigateur. Lors de votre première visite sur formatix.ai, nous vous demandons si vous acceptez les cookies d'analyse. Votre choix est enregistré dans votre navigateur et vous pouvez le modifier en effaçant les données de navigation de notre site.

• Cookies et stockage essentiels : sur la plateforme, les cookies qui vous maintiennent connecté, protègent les formulaires contre la falsification de requêtes intersites (CSRF) et affichent des messages ponctuels ; sur le site web, votre choix en matière de cookies. Ils sont nécessaires au fonctionnement du service et ne requièrent pas de consentement.
• Analyse (uniquement si vous acceptez) : Google Analytics 4, qui nous indique comment les visiteurs utilisent le site, et deux cookies propriétaires, fx_src et fx_last, qui mémorisent pendant 90 jours au maximum comment vous nous avez trouvés la première et la dernière fois (site référent, page d'arrivée et paramètres de campagne), afin que nous sachions quels canaux génèrent des inscriptions. Lorsque vous créez un compte, la plateforme lit ces cookies et enregistre le canal d'inscription dans votre compte.
• Mesure publicitaire : notre site et les pages d'inscription de la plateforme intègrent le LinkedIn Insight Tag et le pixel de mesure d'OpenAI (ChatGPT Ads), qui nous aident à mesurer les résultats de nos publicités sur ces services. Ils peuvent déposer ou lire des cookies et transmettre à LinkedIn et OpenAI des informations telles que votre adresse IP, les caractéristiques de votre navigateur, les pages consultées et la réalisation d'une inscription ; ces sociétés traitent ces informations conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

Sans consentement, les liens d'inscription de notre site transmettent tout de même à la plateforme la page de provenance et les éventuels paramètres de campagne, pour cette seule visite, afin que nous puissions enregistrer votre canal d'inscription.

13. Vos droits

En vertu du UK GDPR (et du RGPD lorsqu'il s'applique), vous avez le droit :

• d'être informé de la manière dont vos données personnelles sont utilisées ;
• d'accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• de faire rectifier des données inexactes ;
• d'obtenir l'effacement de vos données dans certaines circonstances ;
• d'obtenir la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances ;
• de recevoir vos données dans un format portable ou de les faire transmettre à un autre organisme ;
• de vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes, et à la prospection à tout moment ;
• de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs ;
• de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur le consentement.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à [email protected]. Nous vous répondrons dans un délai d'un mois et pourrons d'abord devoir vérifier votre identité. Si votre demande concerne un CV téléchargé par un cabinet de recrutement, reportez-vous à la section 1.

14. Comment déposer une réclamation

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos données personnelles, dites-le-nous d'abord à [email protected] afin que nous puissions tenter d'y remédier.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) du Royaume-Uni sur ico.org.uk/make-a-complaint ou au +44 303 123 1113. Si vous résidez dans l'Union européenne, vous pouvez aussi saisir l'autorité de protection des données de votre pays (en France, la CNIL).

15. Modifications de la présente politique

Nous mettrons à jour cette politique en cas d'évolution de nos services ou de la loi. La date indiquée en haut de page correspond à la dernière mise à jour. En cas de modification importante, nous en informerons les titulaires de compte par e-mail ou dans la plateforme. Nos Conditions d'utilisation régissent le contrat d'utilisation de Formatix.