Política de privacidad

Introducción

Esta política de privacidad explica cómo Formatix AI Limited («Formatix», «nosotros») recoge, utiliza, conserva y comparte datos personales cuando visitas formatix.ai, creas una cuenta en la plataforma Formatix en platform.formatix.ai, utilizas nuestra API, nuestro servidor MCP, nuestra extensión de navegador o nuestro servicio de formateo por correo electrónico, o te pones en contacto con nosotros.

Tratamos los datos personales de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (UK GDPR) y la Data Protection Act 2018. Cuando ofrecemos nuestros servicios a clientes de la Unión Europea, aplicamos también el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD).

Formatix AI Limited está inscrita en la Information Commissioner's Office (ICO) del Reino Unido como responsable del tratamiento con el número de registro ZC184545. En el registro de la ICO figuramos como «Formatix Ai Ltd», que es la misma sociedad que Formatix AI Limited, número de sociedad 15626717, registrada en Inglaterra y Gales.

1. Nuestro papel: responsable y encargado del tratamiento

Cuando somos responsables del tratamiento. Decidimos cómo y por qué se utilizan los datos personales para nuestras propias cuentas, la facturación, el sitio web, el marketing y la atención al cliente. Esto incluye información sobre los usuarios de nuestros clientes (por ejemplo, el nombre y el correo de un reclutador que se registra), los visitantes de nuestro sitio web y las personas que se ponen en contacto con nosotros.

Cuando somos encargados del tratamiento. Las agencias de selección, las firmas de executive search y otros clientes empresariales suben CV, perfiles de candidatos, resultados de evaluaciones y documentos similares para que Formatix los convierta en documentos formateados. Para ese contenido, el cliente es el responsable del tratamiento y nosotros lo tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones documentadas, para prestar el servicio que ha solicitado.

Si eres un candidato cuyo CV se ha formateado con Formatix, ponte en contacto con la empresa de selección que tiene tus datos para ejercer tus derechos. Ayudaremos a esa empresa a responder a tu solicitud. Si te diriges directamente a nosotros, trasladaremos tu solicitud al cliente correspondiente cuando podamos identificarlo.

Nuestro contrato de encargo del tratamiento (DPA) está publicado en formatix.ai/dpa. Se aplica automáticamente a los clientes empresariales como parte de nuestras Condiciones, sin necesidad de firmarlo; escribe a [email protected] si quieres una copia contrafirmada.

2. Contacto de protección de datos

Nuestro delegado de protección de datos (DPD) supervisa cómo tratamos los datos personales y responde a las preguntas sobre esta política.

Si tienes alguna pregunta sobre esta política de privacidad, incluidas las solicitudes para ejercer tus derechos, ponte en contacto con nuestro DPD, Dominic Gonsalves, en [email protected].

3. Datos personales que tratamos

Según cómo utilices Formatix, tratamos los siguientes tipos de datos personales:

• Datos de la cuenta: tu nombre, tu correo electrónico profesional, el nombre de tu empresa, tu contraseña (almacenada solo como hash seguro), tu pertenencia a un equipo y tu configuración.
• Datos de facturación: tu plan, tu saldo de créditos, tus facturas, tu dirección de facturación y tu país. Los pagos con tarjeta los gestiona Stripe; no vemos ni almacenamos el número completo de tu tarjeta.
• Contenido de los clientes: CV, perfiles de candidatos, informes de evaluación, plantillas, elementos de marca y los documentos que genera la plataforma. Los documentos de candidatos suelen contener nombres, datos de contacto, trayectoria profesional, formación y competencias, y pueden incluir fotografías. Los clientes que utilizan nuestras herramientas de gestión de mandatos y de pipeline también pueden crear o importar fichas de candidatos y contactos, notas y mensajes de contacto, y conectar su propio ATS, cuenta de correo o servicio de enriquecimiento de datos.
• Datos de uso y técnicos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, registros, funciones utilizadas, créditos consumidos e informes de errores. Los utilizamos para hacer funcionar, proteger y mejorar el servicio.
• Datos del sitio web y de marketing: cómo llegaste a nuestro sitio web (sitio de referencia, página de entrada y etiquetas de campaña), tus preferencias de cookies y tus preferencias de comunicación. Cuando te registras, anotamos el canal por el que llegaste.
• Correspondencia: los mensajes que nos envías por correo electrónico o mediante nuestro formulario de contacto, las reservas de demostraciones, los correos enviados a nuestra dirección de formateo ([email protected]) y las candidaturas enviadas a través de nuestra página de empleo.

4. Categorías especiales de datos en los CV

No pedimos a nuestros propios usuarios categorías especiales de datos, como datos de salud, origen racial o étnico, creencias religiosas o filosóficas, opiniones políticas, afiliación sindical, vida u orientación sexual, o datos genéticos o biométricos.

No obstante, los CV y documentos de evaluación que suben nuestros clientes pueden contener esa información, por ejemplo la fotografía de un candidato, su nacionalidad, información sobre discapacidad o salud, o afiliaciones. Tratamos ese contenido solo como encargados del tratamiento, únicamente para generar los documentos que nuestro cliente ha solicitado, y no lo analizamos con ningún otro fin. Los clientes son responsables de contar con una base jurídica para subirlo y de informar adecuadamente a los candidatos.

5. Cómo utilizamos los datos personales

Utilizamos los datos personales para:

• crear y gestionar tu cuenta, verificar tu identidad y mantener segura la plataforma;
• leer los documentos que subes y generar los CV, perfiles, presentaciones, hojas de cálculo y demás documentos formateados que solicitas;
• cobrar los pagos, gestionar créditos y suscripciones y llevar la contabilidad;
• prestar asistencia y enviar mensajes de servicio, por ejemplo que un documento está listo o que unos créditos están a punto de caducar;
• entender qué canales de marketing generan registros y mejorar nuestro sitio web y nuestro producto (con analítica solo si has dado tu consentimiento);
• enviar novedades y ofertas a contactos profesionales, a lo que puedes oponerte en cualquier momento;
• cumplir nuestras obligaciones legales y formular, ejercer o defender reclamaciones.

6. Bases jurídicas

Cuando somos responsables del tratamiento, nos basamos en las siguientes bases jurídicas del UK GDPR (y del RGPD cuando sea aplicable):

• Contrato: para prestar la plataforma y los servicios que tú o tu empresa habéis contratado.
• Interés legítimo: para proteger y mejorar nuestro servicio, prevenir el fraude y el uso indebido, atender a los clientes empresariales y promocionar nuestros servicios entre contactos profesionales. Ponderamos estos intereses con tus derechos.
• Consentimiento: para las cookies analíticas y tecnologías similares de nuestro sitio web. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento.
• Obligación legal: por ejemplo, conservar registros contables y fiscales.

Cuando actuamos como encargados del tratamiento del contenido de los clientes, es el cliente quien determina la base jurídica del tratamiento.

7. Inteligencia artificial

Formatix utiliza modelos de IA para leer los documentos subidos y rellenar plantillas. El texto de los documentos se envía a los proveedores de IA indicados a continuación únicamente para generar el resultado que has solicitado.

No utilizamos el contenido de los clientes, incluidos los CV y documentos de candidatos, para entrenar modelos de IA. Utilizamos a nuestros proveedores de IA con condiciones o configuraciones de cuenta según las cuales no utilizan ese contenido para entrenar sus modelos.

Los resultados de la IA pueden contener errores, por lo que los usuarios deben revisar los documentos antes de enviarlos a sus clientes. Algunas funciones ayudan a resumir, comparar o clasificar candidatos; cualquier decisión sobre un candidato la toma nuestro cliente, no Formatix.

7a. Interviews: calendars, meetings and Google user data

If you use Formatix Interviews, you can connect your Google or Microsoft calendar so that Formatix can take notes from your interviews. You choose which meetings are recorded: nothing is captured unless you switch recording on for that meeting and confirm the candidate has agreed.

What we access from Google, with your permission:

• Your email address (openid, userinfo.email): to identify the Google account you connected.
• Your calendar events (calendar.events): to list your upcoming meetings so you can choose which interviews to record, and to keep a recorded meeting in step if it moves or is cancelled. We read the title, time, attendees and meeting link. We do not create, change or delete events for this feature.
• Your free/busy information (calendar.freebusy): to suggest interview times on booking pages you publish.
• Google Meet conference information (meetings.space.readonly): after an interview you chose to record, to read that meeting's transcript so Formatix can turn it into notes for you to check.

We use this data only to provide these features to you. Transcripts and notes are stored in your Formatix account, shown only to you (and to colleagues in your firm where you share them), and deleted when you delete the interview or your account. You can disconnect your calendar at any time in Formatix or in your Google Account settings, and we then delete the stored access tokens.

Limited Use: Formatix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not sell Google user data, use it for advertising, or use it to train AI models (ours or anyone else's). People at Formatix do not read it, except with your permission, to investigate a problem you report, for security reasons, or where the law requires.

Microsoft calendars and Teams transcripts are handled the same way, with the Microsoft permissions you grant. If you send our meeting notetaker to a call (for example Zoom), the recording is made by our provider Recall.ai and deleted from their systems once Formatix has the transcript; the audio is not kept.

8. Proveedores de servicios (subencargados) y otros destinatarios

Solo compartimos datos personales con proveedores que nos ayudan a hacer funcionar Formatix, mediante contratos que les obligan a protegerlos y a utilizarlos únicamente siguiendo nuestras instrucciones. Nuestros proveedores actuales son:

• Amazon Web Services: alojamiento en Londres de la plataforma Formatix, su base de datos y nuestro sitio web; almacenamiento de los archivos subidos y de las vistas previas de documentos (Amazon S3).
• Microsoft (Azure): reconocimiento de texto (OCR) de los documentos subidos con Azure AI Document Intelligence.
• Google: tratamiento con IA del texto de los documentos mediante la API de Gemini; almacenamiento y conversión de documentos con Google Drive, Docs y Slides; correos enviados desde nuestra dirección [email protected]; analítica web con Google Analytics (solo después de que aceptes las cookies analíticas).
• Anthropic: tratamiento con IA mediante los modelos Claude, utilizados para leer documentos, rellenar y crear plantillas y ofrecer funciones de asistente.
• OpenAI: tratamiento con IA utilizado como respaldo cuando nuestro modelo de IA principal no está disponible; medición publicitaria en nuestro sitio web (píxel de ChatGPT Ads).
• Microsoft 365: nuestro correo electrónico profesional, incluido el servicio de formateo por correo [email protected], y las reservas de demostraciones.
• Stripe: procesamiento de pagos y facturación de suscripciones.
• Cloudflare: seguridad de red, DNS y distribución de contenido para la plataforma.
• LinkedIn: medición publicitaria (LinkedIn Insight Tag).
• FreeAgent: facturación y contabilidad.
• Integraciones que eliges: si un cliente conecta un ATS o CRM (como JobAdder, Salesforce o HubSpot), su propio buzón de Gmail u Outlook, Microsoft Teams, o un servicio de enriquecimiento de datos o de mensajería (como Apollo, Hunter, Lusha, People Data Labs, Twilio o WhatsApp), intercambiamos datos con ese servicio siguiendo las instrucciones del cliente.

También podemos comunicar datos personales a asesores profesionales, a un comprador o inversor en relación con la venta o reorganización de nuestro negocio (con sujeción a confidencialidad), o cuando la ley lo exija, por ejemplo en cumplimiento de una orden judicial. No vendemos datos personales.

Actualizaremos esta lista cuando añadamos o cambiemos de proveedor. Los clientes empresariales con un DPA serán informados de los nuevos subencargados según lo previsto en el DPA.

9. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores, incluidos nuestros proveedores de IA, están establecidos o pueden tratar datos personales en países fuera del Reino Unido y del Espacio Económico Europeo, como Estados Unidos.

Cuando se transfieren datos personales fuera del Reino Unido o del EEE, nos aseguramos de que estén protegidos por una garantía adecuada, como las normas de adecuación del Reino Unido (incluido el UK-US Data Bridge para empresas estadounidenses certificadas), el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., el International Data Transfer Agreement (IDTA) del Reino Unido o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea con el UK Addendum. Puedes pedirnos información sobre la garantía utilizada en una transferencia concreta.

10. Cuánto tiempo conservamos los datos personales

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario:

• Los datos de la cuenta se conservan mientras tu cuenta esté activa. Cuando se cierra una cuenta, los eliminamos o anonimizamos a petición, salvo que debamos conservarlos por motivos legales.
• El contenido de los clientes (CV subidos y documentos generados) se conserva mientras la cuenta del cliente esté activa, para que los usuarios puedan volver a ver y descargar sus documentos, salvo que el cliente lo elimine. Los propietarios de equipos pueden fijar un plazo de conservación de 30, 60, 90 o 365 días, tras el cual los registros se retiran automáticamente de la cuenta. Los clientes pueden pedirnos en cualquier momento que eliminemos los archivos almacenados.
• Los correos enviados a [email protected] se retiran del buzón de procesamiento unas 24 horas después de haberse procesado.
• Los archivos subidos a la demostración gratuita de nuestro sitio web se eliminan a las 24 horas.
• Los resultados de búsqueda de candidatos de nuestras herramientas de búsqueda con IA se eliminan a los 90 días, y los datos de contacto obtenidos por enriquecimiento se eliminan al mismo tiempo.
• Los registros de facturación y contables se conservan durante el tiempo que exige la normativa fiscal y mercantil del Reino Unido, normalmente seis años.
• La correspondencia y las solicitudes de asistencia se conservan el tiempo necesario para atenderlas y durante un periodo razonable posterior.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, entre ellas el cifrado en tránsito (HTTPS), el cifrado de los datos almacenados, controles de acceso en nuestros sistemas, un acceso de administración restringido y basado en claves a nuestros servidores, y revisiones de seguridad de nuestro código y nuestra infraestructura.

Ningún sistema es completamente seguro. Si se produce una violación de datos personales que pueda suponer un riesgo para tus derechos, lo notificaremos a la ICO, a nuestros clientes afectados y, cuando sea necesario, a ti, según exige la ley.

12. Cookies y tecnologías similares

Las cookies son pequeños archivos de texto que un sitio web guarda en tu navegador. La primera vez que visitas formatix.ai te preguntamos si aceptas las cookies analíticas. Tu elección se guarda en tu navegador y puedes cambiarla borrando el almacenamiento del navegador para nuestro sitio.

• Cookies y almacenamiento esenciales: en la plataforma, cookies que mantienen tu sesión iniciada, protegen los formularios frente a la falsificación de peticiones en sitios cruzados (CSRF) y muestran avisos puntuales; en el sitio web, tu elección sobre cookies. Son necesarias para que el servicio funcione y no requieren consentimiento.
• Analítica (solo si aceptas): Google Analytics 4, que nos indica cómo usan los visitantes el sitio web, y dos cookies propias, fx_src y fx_last, que recuerdan durante un máximo de 90 días cómo nos encontraste por primera y por última vez (sitio de referencia, página de entrada y etiquetas de campaña), para saber qué canales generan registros. Cuando creas una cuenta, la plataforma lee estas cookies y guarda el canal de registro en tu cuenta.
• Medición publicitaria: nuestro sitio web y las páginas de registro de la plataforma incluyen el LinkedIn Insight Tag y el píxel de medición de OpenAI (ChatGPT Ads), que nos ayudan a medir los resultados de nuestra publicidad en esos servicios. Pueden instalar o leer cookies y enviar a LinkedIn y OpenAI información como tu dirección IP, los datos de tu navegador, las páginas que visitas y si has completado un registro; estas empresas tratan esa información conforme a sus propias políticas de privacidad.

Sin consentimiento, los enlaces de registro de nuestro sitio web siguen transmitiendo a la plataforma la página de procedencia y las posibles etiquetas de campaña, solo para esa visita, para que podamos registrar tu canal de registro.

13. Tus derechos

Conforme al UK GDPR (y al RGPD cuando sea aplicable), tienes derecho a:

• ser informado sobre cómo se utilizan tus datos personales;
• acceder a los datos personales que tenemos sobre ti;
• rectificar los datos inexactos;
• obtener la supresión de tus datos en determinadas circunstancias;
• obtener la limitación del tratamiento de tus datos en determinadas circunstancias;
• recibir tus datos en un formato portable o que se transmitan a otra organización;
• oponerte al tratamiento basado en nuestro interés legítimo, y al marketing directo en cualquier momento;
• no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o te afecten significativamente de modo similar;
• retirar tu consentimiento en cualquier momento, cuando nos basemos en él.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escribe a [email protected]. Responderemos en el plazo de un mes y puede que antes tengamos que verificar tu identidad. Si tu solicitud se refiere a un CV subido por una empresa de selección, consulta la sección 1.

14. Cómo presentar una reclamación

Si no estás satisfecho con cómo hemos tratado tus datos personales, dínoslo primero en [email protected] para que podamos intentar solucionarlo.

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Information Commissioner's Office (ICO) del Reino Unido en ico.org.uk/make-a-complaint o en el +44 303 123 1113. Si te encuentras en la Unión Europea, también puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos de tu país (en España, la AEPD).

15. Cambios en esta política

Actualizaremos esta política cuando cambien nuestros servicios o la ley. La fecha que figura al principio indica cuándo se actualizó por última vez. Si hacemos cambios importantes, lo comunicaremos a los titulares de cuentas por correo electrónico o en la plataforma. Nuestras Condiciones del servicio regulan el contrato de uso de Formatix.